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L'Assemblée générale du Comité Français IFLA s'est tenue le : jeudi 20 mars 2008 à 14 heures, au Ministère de l'Éducation nationale, Amphi D. Mourain, 61-65 rue Dutot 75015 PARIS
Ordre du jour :
22 participants. Le Président donne lecture des 20 pouvoirs attribués aux présents.
Il semble y avoir eu un problème dans l'envoi des convocations. Les statuts n'exigeant pas de quorum et la tenue de cette assemblée étant importante pour valider les documents indispensables à adresser aux Ministères qui subventionnent le CFI, il est proposé de tenir l'Assemblée générale.
L'adhésion du CFI à l'AIFBD est ajoutée à l'ordre du jour.
Présentation du rapport moral 2007 par Pascal SANZ :
La vie de l'association. Le CA s'est réuni 6 fois durant l'année et deux assemblées générales se sont tenues pour préparer les élections aux instances de l'IFLA et approuver les documents pour les demandes de subvention aux ministères. Le CFI a été représenté aux journées d'étude annuelles de l'ADBDP et au congrès de l'ADBU. Le Président est intervenu à l 'ENSSIB devant un public d'élèves conservateurs et à une journée d'étude organisée à Paris par l'ABF. Un groupe de travail a présenté des propositions pour revoir la procédure de l'instruction des dossiers de demande de bourse. De nouveaux formulaires ont été mis en ligne sur le site début décembre et le calendrier a été revu pour que les décisions et notifications soient arrêtées et communiquées début mars 2008.
Élections aux différentes instances de l'IFLA. Le CFI a mené un travail d'information auprès des associations professionnelles sur les modalités et les procédures de ces élections. L'AG du 19 décembre a été un temps de concertation entre les membres. Mireille CHAZAL a préparé le dossier sur les élections et rassemblé les candidatures pour les envoyer au siège de l'IFLA dans les délais requis.31 collègues français ont été élus dans les comités permanents des sections. 35 sections ont au moins un français dans leur comité. Quatre français ont élus à une fonction de responsabilité dans une section : Véronique THOME, coordinatrice de l'information, Viviana QUINONES et Christian LUPOVICI, secrétaires de section et Sylvie CHEVILLOTTE, Présidente. La France est représentée dans trois comités des activités fondamentales : Lucien SCOTI de la BnF au PAC, Philippe COLOMB au FAIFE , Philippe LEPAPE et Pascal SANZ dans le comité UNIMARC.
Pascal SANZ, Président du CFI a été élu au Conseil d'administration de l'IFLA( Governing Board) aux côtés de Danielle MINCIO et Patrick LANDRY tous deux suisses et de Réjean SAVARD élu en 2005. Quatre francophones siégent au CA de l'IFLA. Pascal SANZ a été également élu membre du Comité professionnel.
Boursiers du CFI : 18 candidatures françaises ont été réceptionnées contre 11 l'année passée. 10 candidats se sont vus attribuer une bourse L'un d'eux s'étant désisté, 9 bourses ont été attribuées dont deux partielles.
Il y a eu 38 candidats francophones. Marie-Claire GERMANAUD et Franck HURINVILLE ont effectué un important travail en amont. 12 collègues professionnels francophones ont bénéficié d'une bourse d'un montant de 2711 euros finançant l'inscription au congrcs, le voyage, le séjour à l'hôtel et comportant des per-diem. Le CFI a pris en charge les frais de mission de Marie-Claire GERMANAUD qui avec Franck HURINVILLE a accompagné les boursiers durant le Congrès à Durban.
Traductions : le rapport sur les traductions des communications scientifiques du Congrès 2007 est présenté en annexe du rapport moral. Le nombre des traductions était en baisse, les outils de suivi des traductions ayant été mis en ligne tardivement. La redéfinition du processus de partenariat CFI/Québec a permis une amélioration du suivi de ce travail. 63 traductions effectuées par des français ont été mises en ligne sur les sites Bibliodoc et IFLA.
Traduction de l'IFLA Express : Cette activité s'est caractérisée par d'une part une nette amélioration des contenus avec la participation d'étudiants journalistes sud-africains, d'autre part par des difficultés de réalisation des traductions en raison des mauvaises liaisons et des délais trop longs de transmission des textes entre Durban et Le Cap où la maquette était réalisée. L'impression était de mauvaise qualité ce qui a entraîné des protestations des équipes de traduction auprès de l'IFLA. Pascal SANZ est intervenu en décembre à La Haye lors d'une réunion du Conseil d'administration pour relayer cette protestation. Le CA a pris les dispositions suivantes :
La version initiale de l'IFLA Express sera le texte anglais, car c'est le seul que toutes les équipes linguistiques peuvent traduire directement et simultanément dans leurs langues respectives ;
Toutes les versions linguistiques sont considérées comme d'importance équivalente ;
L'IFLA et ou les organisateurs locaux prennent en charge la location de la salle, l'équipement informatique, la maquette initiale, le travail d'un coordinateur/maquettiste, l'impression et la diffusion quotidienne ;
Les comités nationaux ou linguistiques prennent en charge les missions de leurs traducteurs et, s'ils le souhaitent, un logiciel de maquette spécifique.
Participation au Regroupement des francophones. Il avait été décidé à Séoul, en aout 2006, d'adapter les statuts de l'AIFBD à la loi belge sur les associations sans but lucratif. Cela n'a pu se faire et il fut décidé début 2007 de confier à Pascal SANZ le soin de transposer les statuts selon la loi française et de déclarer l'association à Paris. Les statuts ont été déposés début février et une annonce est parue au journal officiel début mars 2008.
Depuis Montréal, Réjean SAVARD prépare le congrès de l'AIFBD.
Règlement des cotisations des associations françaises à l'IFLA et parrainage d'associations et d'organisations professionnelles : pour la troisième et dernière année le CFI a payé avec des subventions spécifiques des Ministères les cotisations pour l'ensemble des associations professionnelles à l'IFLA. À partir de 2008, chaque association règlera elle-même sa cotisation, à charge pour elle de solliciter une subvention d'un des ministères. En 2007, le CFI a parrainé 7 associations et 2 institutions de pays francophones. Le parrainage d'associations ou d'institutions évoqué dans le point 7 est une activité intéressante qui permet aux associations d'avoir voix au chapitre dans les institutions de l'IFLA. Les collègues sont ainsi moins isolés sur le plan des informations bibliothéconomiques.
En 2008, il conviendra d'évaluer ce dispositif et de revoir le processus de choix des organismes ainsi parrainés.
Préparation du Congrès de l'IFLA à Québec en 2008 .
Le CFI avait tout d'abord envisagé de réaliser une publication illustrant les réussites de bibliothèques francophones. Devant la difficulté de trouver un partenaire, le CFI a renoncé à ce projet. Suite à un contact entre Christine DESCHAMPS , les deux ministcres et la BPI, il a été évoqué de fédérer les institutions et les associations françaises sur un grand stand commun à l'exposition professionnelle du Congrès et d'en confier la coordination au CFI. À la fin de l'année 2007, le CFI confiait la coordination de ce projet à Mireille CHAZAL et Christine DESCHAMPS.
Le rapport moral est mis aux voix et adopté à l'unanimité.
Marc CHAUVEINC, trésorier, présente le rapport financier .
Le budget a sensiblement diminué . En 2007, les recettes ont diminué avec la baisse des subventions des Ministères et la perte de la subvention exceptionnelle du Ministère de la Culture. Les coûts ont également diminué : la défection d'un boursier français a fait baisser le montant des dépenses consacrées aux bourses et les bourses francophones ont couté moins cher que prévu. La facture des frais d'hôtel a été inférieure aux tarifs annoncés dans la publication de l'IFLA. Les dépenses de l'IFLA Express accusent une forte diminution, 444,42 euros au lieu des 4 000 euros provisionnés. Les déplacements des membres du CA sont également en baisse. Le CFI a réglé le total des cotisations des associations professionnelles à l'IFLA ayant été attributaire d'une subvention des deux ministères pour cela. À partir de 2008, les associations paieront leur cotisation directement à l'IFLA et pourront solliciter une subvention auprès des ministères à cet effet. La part des cotisations individuelles est stable. Il n'y a eu aucune réponse des sponsors sollicités.
Il est proposé d'ajouter au rapport après la mention d'absence de soutien financier de sponsors : l'ENSSIB continue d'apporter son soutien financier en prenant intégralement à sa charge l'inscription au Congrcs et les frais de mission d'un traducteur pour l'IFLA Express.
Le compte financier fait apparaître un total des recettes de 70 163 euros et un total des dépenses de 60 974 euros. Le reliquat de 183 euros sera reporté sur l'année 2008.
Le rapport financier est adopté à l'unanimité.
Présentation des orientations 2008
Pascal SANZ présente les orientations du CFI pour 2008.
Point 1 : ajouter "documentalistes" après "bibliothécaires".
Les points 1 et 6 et le point 12 sont des missions permanentes pour le CFI.
Point 7 : Il est proposé en 2009 d'évaluer les actions de parrainage d'associations et d'institutions de pays francophones et de redéfinir ces actions.
Le point 9 est une nouveauté. Il s'agit de la coordination du stand "Pavillon France" à l'exposition professionnelle du Congrcs de l'IFLA à Québec.
Point 10 : Le CFI a étendu les missions de trois boursiers francophones pour leur participation au congrcs de l'AIFBD.
Point 11 : il reste à faire une convention avec l'ENSSIB pour intégrer le Comité français Unimarc dans le CFI.
Les orientations pour l'année 2008 sont approuvées à l'unanimité.
Le Président du CFI participera au premier congrès de l'AIFBD. Le CFI a apporté son concours à l'achèvement de la création de l'AIFBD. Celle-ci n'organisera pas un congrès tous les ans mais tiendra une assemblée générale annuelle à l'occasion du congrès de l'IFLA.. Pascal SANZ rappelle la position du CFI sur l'AIFBD : le CFI s'interroge sur les moyens financiers à venir et sur l'engagement des personnes à travailler dans l'association.
Les orientations soumises au vote sont approuvées à l'unanimité.
Présentation du projet de budget 2008 :
Le budget comporte une subvention exceptionnelle de 10 000 euros pour le financement du stand "Pavillon France" à l'exposition professionnelle du congrès de Québec. Les autres recettes restent stables.
Le conseil d'administration a baissé de 1000 euros le montant des bourses francophones pour les inscrire sur la ligne 6236 impression afin de procéder à une réédition de la brochure de présentation du CFI. L'ensemble des dépenses reste stable également.
Il est remarqué que le CFI pourrait solliciter une subvention exceptionnelle auprès du Ministère de la culture à l'occasion de la tenue du premier congrès de l'AIFBD dans un pays francophone. Il y a eu négociation, fin 2007, qui a amené le Ministère à prendre en compte le projet "Pavillon France".
En 2008, le CFI financera 11 bourses françaises pour 36 dossiers de candidature et 12 bourses francophones pour 70 demandes
Le budget prévisionnel 2008 est adopté à l'unanimité.
Préparation du Congrès IFLA 2008 à Québec
Le CFI a confié à Mireille CHAZAL et Christine DESCHAMPS la coordination du stand des associations et institutions françaises pour l'exposition professionnelle à Québec. Le stand d'une surface de 54 m? comprendra 9 modules pour un coût de plus de 22 000 euros. Il sera situé juste devant l'entrée. L'objectif est de présenter une bonne image des bibliothèques françaises et du travail de recherche.
Une première réunion de coordination s'est tenue le 11 mars. Une répartition financière a été proposée ainsi qu'une répartition des espaces. Le stand comprendra un espace commun de débat et de projection ainsi qu'un espace de réserve pour le stockage des documents. L'espace restant sera modeste aménagé en style open et paysager et pourra être occupé ou aménagé chaque jour en fonction des besoins. Il sera proposé une ligne graphique ainsi qu'un dossier qui sera constitué de fiches élaborées par chaque association ou institution participantes. Les permanences devront être partagées. Les dépenses supplémentaires seront réparties entre les participants au prorata des m2.
Les animations pourront être des projections et débats, une loterie avec les cartes de visite des visiteurs. Les lots pouvant être des objets des Musées de France ou des publications. Le nom des participants figurera dans le catalogue général de l'exposition professionnelle. Selon le budget, il pourrait y avoir des sacoches. Des contacts vont etre pris avec l'Ambassade de France en vue de rechercher du mécénat.
Un dossier technique sera consultable en avril. Une seconde réunion pourra alors être organisée.
Adhésion du CFI à l'AIFBD.
Le CFI a été un acteur majeur dans la création de l'AIFBD. Le conseil d'administration s'est prononcé pour l'adhésion du CFI à cette association.
La secrétaire
Martine JAN