>>> Congrès mondial des bibliothèques et de l'information : 74e congrès et assemblée générale de l'IFLA Québec, Canada 2008, 10-15 août 2008,Québec, Canada
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Assemblée générale, convocation

Le conseil d'administration de l'IFLA a le plaisir de vous soumettre cette convocation à  l'assemblée générale de la Fédération.

Heures et lieu

13.15 - 15.15 le jeudi 14 août 2008

Lieu :
Centre des congrès de Québec
Hall 2000BC
900 Bd Rene-Levesque E
Québec, QC G1R, Canada

Notez qu'il n'y aura qu'une seule assemblée générale

Ordre du jour

1. Ouverture par la Présidente, Claudia Lux
2. Recrutement des scrutateurs
3. Établissement du Quorum
4. Adoption de l'ordre du jour
5. Compte rendu de la précédente assemblée à  Durban, le 23 août 2007
6. In memoriam des membres décédés pendant l'année
7. Présentation du rapport de la présidente
8. Présentation du rapport du secrétaire général
9. Présentation des comptes par le trésorier
10. Rapport du secrétaire général sur le vote postal concernant la révision des statuts et ratification de cette révision
11. Motions et résolutions (voir ci-dessous)
    • Résolution pour approuver la tenue de la prochaine assemblée générale en août 2009
12. Discours de la présidente
13. Clôture de l'assemblée générale

NOTES

1. Les délégués votants doivent s'asseoir dans la zone réservée dans la partie avant de la salle.
2. Un vote peur intervenir à  tout moment pendant l'assemblée sur toute motion ou résolution proposée pendant le congrès.
3. Associations nationales et internationales membres : La présence à  l'assemblée générale d'une majorité simple de membres éligibles des associations nationales et internationales constitue le quorum. Si vous représentez une association nationale ou internationale membre, vous trouverez dans vos documents de vote une feuille blanche. Lors de l'Assemblée générale, les délégués représentant les associations nationales ou internationales membres (directement ou par procuration) devront présenter leur feuille blanche pour être comptées par les scrutateurs. Le quorum est atteint lorsque le nombre d'associations nationales et internationales membres présentes est égal 50% +1 du nombre total des associations membres ayant payé leur cotisation pour l'année en cours. Il est donc très important que les représentants des associations membres, nationales et internationales aient obtiennent leurs documents du bureau des votes de l'IFLA, situé Salle 303A du centre des congrès de Québec.
4. Documents de vote : Pour pouvoir voter, les délégués votants doivent obtenir les documents nécessaires au bureau des votes de l'IFLA situé Room 303A au Centre des congrès de Québec. Les documents de vote seront donnés aux personnes présentant la carte de membre votant IFLA 2007, signée par l'autorité compétente. La carte de membre votant 2008 est jointe à  ce document si votre cotisation de membre 2007 a été payée. Le bureau de vote sera ouvert au secrétariat à  partir du vendredi 8 août 2008. Veuillez demander vos documents le plus tôt possible.
   N'attendez pas la dernière minute !
5. Si vous n'avez pas payé votre cotisation 2008 au moment de l'envoi de cette convocation, votre carte de membre votant vous sera envoyé quand vous aurez payé. Si votre paiement est reçu après le 1er juillet 2008, veuillez confirmer celui-ci au bureau de vote pour que vous puissiez voter.
6. Représentation : les articles des statuts et du règlement intérieur de l'IFLA concernant les votes sont les suivants :

Article 15.1.1. Chaque membre peut être représenté à  l'assemblée générale par un ou plusieurs représentants, mais ne peut désigner qu'une seule personne pour exercer son droit de vote.

Article 15.8.1. Tout membre peut être représenté à  l'assemblée générale par un autre membre. Celui-ci utilise une procuration pour voter au nom du membre représenté. Pour obtenir les documents de vote, les représentants ou les mandataires des membres qualifiés doivent se présenter au bureau de vote aux heures définies dans la note 5 ci-dessus, avec la carte du membre votant concerné. La carte de membre votant doit comporter le nom du représentant ou du mandataire et la signature de l'autorité compétente .

7. Les résolutions exceptionnelles ou urgentes proposées pendant le congrès conformément à  l'article Article 14.6 doivent être présentées au secrétaire général avant le mercredi 13 août 12 h .
   Assurez-vous que le texte est lisible et signé par deux personnes : le proposant et un soutien.
8. Articles du règlement intérieur concernant les résolutions : en décembre 2004, le conseil d'administration a approuvé un nouveau règlement intérieur pour clarifier les procédures de soumission et de gestion des résolutions proposées à  l'assemblée générale (les nouveaux articles du règlement intérieur sont ci-dessous):

3.6 Pour permettre au président de la réunion de la conduire efficacement, les décisions du président sont définitives.

3.7 Le comité exécutif peut recruter un expert dans la conduite des comités et conseils pour assister le président de l'assemblée générale ou le conseil d'administration dans toutes les procédures de gestion de l'assemblée pour lesquelles le règlement intérieur n'a rien prévu.

3.8 Le comité exécutif peut approuver l'utilisation d'un guide sur la conduite des réunions pour aider le président de l'assemblée générale ou le conseil d'administration à  régler toutes les procédures pour lesquelles le règlement intérieur n'a rien prévu.

3.9 Les résolutions que les membres souhaitent voir ajouter à  l'agenda conformément à  l'Article 14.6 doivent être déposées au secrétariat 5 mois avant la date de la réunion et doivent être dans la forme prescrite dans l'article 3.12.

3.10 Les résolutions exceptionnelles ou urgentes proposées après la date limite précisée dans l'article 14.6 doivent être présentées au secrétariat de l'IFLA avant une date fixée par le comité exécutif.

3.11 Dans des circonstances exceptionnelles, le Président ou toute autre personne faisant fonction de président peut accepter une résolution de la salle de l'assemblée générale avec l'approbation de la majorité des membres présents ou représentés. Cette résolution doit être, en même temps, présentée par écrit au président.

3.12 Toutes les résolutions doivent être proposées et soutenues par les représentants des membres dont le nom et l'affiliation doit figurer dans la proposition et doivent exprimer clairement l'action recommandée à  la Fédération.

3.13 Le Conseil d'administration effectuera les actions nécessaires recommandées par la résolution votée par l'assemblée générale .

3.14 Toutes les résolutions doivent être brèves, claires et lisibles. Des pièces additionnelles ainsi qu'une explication peuvent être ajoutées si nécessaire. Le comité exécutif peut demander des éclaircissements ou une nouvelle rédaction pour que le sens et l'intention de la résolution soient clairs. Il peut aussi désigner un ou plusieurs délégués pour assister à  la révision de la résolution pour la rendre conforme au règlement intérieur."

9. Motions : une motion propose à  l'assemblée générale d'effectuer une certaine action. Une motion doit être soutenue. Une motion peut être proposée depuis la salle pendant l'assemblée générale, mais doit, en même temps être transmise par écrit au président. Une motion peut être proposée par les représentants autorisés des membres et par les responsables de l'IFLA (Membres du conseil d'administration, Directeurs et responsables des programmes fondamentaux, présidents et secrétaires des divisions et des sections).

Peter J. Lor
Secrétaire général