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InscriptionsBourses d'assistance au congrèsLe comité national et l'IFLA espère trouver des fonds pour offrir des bourses permettant d'assister au congrès. Des information seront disponibles au début de 2012 sur le site de l'IFLA. Consulter www.ifla.org pour trouver l'information la plus récente. Inscription au congrèsLe bulletin d'inscription demande le numéro d'inscription de l'association ou de votre institution. Pour votre institution vous le trouverez sur votre carte d'inscription, pour le CFI le n° est FR-0009. Les dates d'inscription sont les suivantes :
Seuls les formulaires complètement remplis seront acceptés. Le coût de l'inscription dépend de la date de réception du formulaire et du paiement complet aux dates précisées plus haut. Si la date limite est dépassée, le tarif supérieur sera automatiquement appliqué. L'inscription sera confirmée que si le paiement complet est reçu. Si la capacité maximum des participants est atteinte, les organisateurs se réservent le droit de refuser une inscription. Pour être acceptée comme participants, les candidats doivent avoir au moins 18 ans. Une carte d'identité pourra leur être demandée. Questions concernant l'inscription ?
courriel : wlic2012-registration@kit-group.org
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Les droits d'inscription des délégués incluent l'entrée à toutes les réunions, l'exposition, la présentation d'affiches, la cérémonie d'ouverture, la cérémonie de clôture, la réception d'ouverture de l'exposition, la soirée culturelle et une visite de bibliothèque (selon les disponibilités). Le droit d'inscription pour un jour inclut l'entrée à toutes les réunions du jour de l'inscription, l'exposition pour le même jour (si possible), la présentation d'affiches et la réception officielle du congrès (si possible).
Tous les membres de l'IFLA peuvent s'inscrire au congrès au tarif des membres. Si vous n'êtes pas un membre personnel ou institutionnel, mais faites partie de votre association nationale qui est elle-même membre de l'IFLA, contactez votre association ou l'IFLA pour connaître le numéro de membre. Ce numéro devra figurer sur le formulaire d'inscription.
Le numéro du CFI est FR-0009.
Pour s'inscrire comme étudiant, vous devez présenter une preuve de votre inscription à plein temps à l'université ou au collège aux dates de l'inscription et du congrès. Les étudiants doivent présenter leur carte officielle d'étudiant sur place pour recevoir leur badge nominatif. Les étudiants nouvellement diplômés peuvent aussi bénéficier des tarifs étudiant. Ils doivent fournir une copie de leur diplôme pour recevoir leur badge nominatif.
Le droit d'inscription pour les personnes accompagnantes comprend l'entrée à l'exposition, la cérémonie d'ouverture, le session de clôture, la réception d'ouverture de l'exposition et la soirée culturelle ainsi qu'une visite de bibliothèque (selon les disponibilités) et une visite touristique d'une demi journée. Chaque délégué ne peut avoir qu'une seule personne accompagnante.
Pour s'inscrire comme représentant des médias, veuillez contacter le secrétariat du congrès pour recevoir le formulaire d'inscription des médias. Ces représentants ne paient pas de frais d'inscription. Cependant, pour s'inscrire en tant que représentant d'un média, vous devez présenter une copie de votre carte de presse.
Les inscriptions pour plus de 10 personnes sont traitées séparément comme un groupe. Veuillez contacter le secrétariat du congrès, bureau des inscriptions, .
Frais d'inscription *
euros Frais pour une pré inscription (avant 15 mai 2012)
Membre de l'IFLA
435
Non membre de l'IFLA
585
Étudiant
215
Personne accompagnante
285
Inscription journalière
150
Tarif normal après le 15 mai 2012 et avant le 9 août 2012
Membre de l'IFLA
520
Non membre de l'IFLA
695
Étudiant
250
Personne accompagnante
345
Inscription journalière
175
Inscription sur place (à partir du 10 août 2012)
Membre de l'IFLA
615
Non membre de l'IFLA
810
Étudiant
275
Personne accompagnante
410
Inscription journalière
205
Si le formulaire d'inscription et le paiement total sont reçus avant le délai d'inscription (15 mai 2012), une sacoche est comprise dans l'inscription pour les délégués, les étudiants, les orateurs et les représentants des médias. Si le formulaire d'inscription et le paiement sont reçus après cette date, le secrétariat ne peut garantir qu'une sacoche sera disponible. Tous les documents du congrès seront distribués au bureau des inscriptions sur place.
Le paiement est exigé au moment de l'inscription. Il doit être fait seulement en euros, selon les méthodes suivantes:
Notez que tous les frais occasionnés par les virements doivent être payés par l'envoyeur.
Les chèques ne sont pas acceptés.
Une lettre de confirmation/reçu de paiement sera envoyé par courriel lorsque le secrétariat du congrès aura reçu le formulaire d'inscription dûment complété et le paiement total. Les participants devront présenter cette confirmation/reçu au bureau des inscriptions comme preuve de leur inscription.
En plus du reçu de paiement, une information générale sur la ville et le congrès sera envoyée à tous les congressistes par courriel six semaines avant le congrès et sera aussi disponible sur le site web du congrès. Vous aurez ainsi des conseils et des informations pour préparer votre visite à Helsinki et votre participation au congrès IFLA WLIC 2012.
N'oubliez pas de joindre votre adresse électronique sur le formulaire d'inscription.
Les personnes ayant besoin d'une lettre d'invitation officielle peuvent la demander sur le site web du congrès. La lettre d'invitation n'oblige en aucune façon financièrement les organisateurs du congrès. Toutes les dépenses liées au congrès sont à la charge complète des participants.
C'est la responsabilité du participant de prendre en charge ses besoins de visa. Les participants qui ont besoin d'un visa d'entée doivent prendre suffisamment de temps pour la procédure de demande. Ils doivent contacter l'ambassade ou le consulat le plus proche pour déterminer la durée nécessaire pour la délivrance du visa. Il est recommandé de demander le visa au moins trois mois avant le congrès.
Lorsque l'inscription a été payée, le droit d'inscription moins 50 EUR de frais de gestion sera remboursé après le congrès si le visa demandé à temps, avec la preuve et un certificat de l'ambassade confirmant que le visa n'a pu être attribuée est envoyé au secrétariat du congrès.
Un certificat de présence pour les participants et les étudiants réguliers peut être obtenu seulement dans les zones désignées du centre des congrès. Il ne peut être obtenu après le congrès.
Des frais de gestion de 50 EUR seront déduits pour chaque changement du nom d'une inscription déjà enregistrée. Un nouveau formulaire d'inscription pour le participants remplaçant doit être envoyée, avec la preuve du tarif réduit s'il y a lieu. Les changements de nom seront acceptés jusqu'à la date limite de l'inscription normale (9 août 2012) et si ils indiquent clairement les noms de l'ancien et du nouveau participant. Après la date du 9 août, les changements de noms devront être effectués sur place.
Le badge doit être toujours porté pendant le congrès. L'accès aux locaux du congrès ne sera possible qu'avec le badge. Si un participant perd, égare ou oublie son badge, un montant de 50 EUR lui sera facturé pour un nouveau badge. Après l'attribution d'un nouveau badge, l'ancien sera annulé.
L'annulation d'une inscription doit être faite par écrit et envoyée au secrétariat du congrès, bureau des inscriptions par courriel. La notification doit indiquer toutes les informations concernant le compte bancaire auquel un remboursement éventuel peut être fait.
Si la notification écrite est reçue avant la date limite des inscriptions précoces, l'inscription sera remboursée moins 50 EUR de frais de gestion. Aucun remboursement n'interviendra pour les annulations intervenant après cette date (15 mai 2012).
Aucun remboursement ne sera effectué pour l'absence à un évènement ou un départ avant la fin.
Le secrétariat du congrès se réserve le droit de modifier le programme simplement publié à titre indicatif.
Dans le cas où le congrès ne peut se tenir ou est retardé à cause d'évènements hors du contrôle des organisateurs du congrès (Force Majeure) ou à cause d'évènements qui ne sont pas attribuables à une mauvaise intention ou à une grosse négligence des organisateurs du congrès, les organisateurs ne peuvent être tenus pour responsables de tout dommage, coûts ou pertes provoqués par cette annulation, comme les frais de transports, les frais hôteliers, les pertes financières, etc.
Dans ces circonstances, les organisateurs du congrès se réserve le droit soit de garder les droits d'inscription soit de les utiliser pour un futur congrès ou de rembourser les participants après déduction des frais déjà engagés pour l'organisation du congrès et qui ne peuvent récupérés de tiers.
Toutes les visites d'une journée dans la région sont soumises à un minimum de 15 participants. Ces visites utiliseront un bus avec un guide bénévole parlant anglais. Si le nombre de 15 n'est pas atteint , le secrétariat du congrès se réserve le droit d'annuler le circuit et de rembourser les frais payés. Les prix peuvent être modifiés pour des raisons exceptionnelles hors contrôle du secrétariat du congrès.
L'annulation d'une visite doit être envoyée par écrit au secrétariat du congrès, bureau des inscriptions par courriel ou par fax. La notification doit inclure toutes les informations concernant le compte bancaire auquel un éventuel remboursement peut être envoyé.
Si la notification écrite est reçue avant la date limite des premières inscriptions (15 mai 2012) les droits payés seront remboursés. Aucun remboursement ne sera effectué après cette date. Aucun remboursement ne sera fait pour l'absence à une visite.
Tous les bus pour une visite d'une journée dans la région partent et reviennent au centre des congrès.
K.I.T. Group GmbH Association & Congress Management l'organisateur professionnel choisi par l'IFLA pour organiser le Congrès mondial des bibliothèques et de l'information, 11 – 17 août 2012 à Helsinki, Finlande. L'organisateur dirige le secrétariat du coongrès et est responsable de l'inscription, des réservations d'hôtels, du sponsoring, de l'exposition et la logistiques des évènements sociaux.
Les annulations doivent être faites par écrit et envoyées au secrétariat du congrès bureau des inscriptions par courriel ou fax. La demande doit inclure toutes les informations concernant le compte bancaire auquel un éventuel remboursement devra être envoyé.
Si la demnde écrite d'annulation est reçue avant la date limite des inscriptions (15 mai 2012) les droits payés seront remboursés. Aucun remboursement ne sera envoyé si l'annulation est reçue après cette date. Aucun crédit ne sera donné pour une visite de bibliothèque non faite.
Tous les bus pour les visites de bibliothèques d'une journée, dans les régions, débute et finissent à l'entrée du centre des congrès (HECC).
Dernière mise à jour : 14 octobre 2011
