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DéfinitionsLe groupe K.I.T. Group GmbH Association & Conference Management est l'organisateur du congrès recruté par l'IFLA pour le congrès mondial des bibliothèques et de l'information, 17 – 23 août 2013 à Singapour. L'organisateur conduit le secrétariat du congrès et est responsable pour les services d'inscription, les réservations hôtelières, le sponsorship, la gestion de l'exposition et la logistiques pour les évènements spéciaux. | ||||||||||||||||||
Ces termes et conditions sont valables pour tous les participants inscrits au congrès mondial des bibliothèques et de l'information, 17 – 23 août 2013 à Singapour (appelé ci-dessous le congrès).
Toute personne, délégué, personne accompagnante, étudiant, représentant d'un média, orateur ou exposant est considéré comme participant.
Les dates limites d'inscription sont les suivantes :
Seules les inscriptions complètes seront acceptées. Le droit d'inscription est fondé sur la date de réception de l'inscription et du paiement complet en fonction des dates fixées ci-dessus. Si une date limite est dépassée le droit suivant est appliqué automatiquement. L'inscription ne sera confirmée qu'à la réception du paiement complet. Chaque participant recevra une confirmation électronique de son inscription.
Si le nombre maximum de participants est atteint, les organisateurs se réserve le droit de refuser une inscription.
Pour être accepté comme participant au congrès, les candidats doivent avoir au moins 18 ans. Une carte d'identité donnant leur âge pourra être demandée.
Le droit d'entrée pour les délégués normaux inclut l'entrée à toutes les réunions, l'exposition, la présentation d'affiches, la cérémonie d'ouverture, celle de clôture, la réception d'ouverture de l'exposition,, la soirée culturelle et une visite de bibliothèque (selon la disponibilité).
Le droit d'inscription pour un jour comprend l'entrée à toutes les réunions de ce jour, l'exposition (si elle est ouverte), la présentation d'affiches (si elle est ouverte) et la réception officielle (si elle a lieu).
Le droit d'inscription pour les personnes accompagnantes inclut l'entrée à l'exposition, la cérémonie d'ouverture, celle de clôture, la réception de l'exposition et la soirée culturelle ainsi qu'une visite de bibliothèque (selon les disponibilités) et une demi journée de visite touristique. Chaque délégué ne peut avoir qu'une seule personne accompagnante.
Tous les membres de l'IFLA peuvent s'inscrire au tarif spécial indiqué. Si vous n'êtes pas un membre personnel ou institutionnel de l'IFLA, mais vous êtes membre d'une association membre de l'IFLA, contactez l'adresse suivante membership@ifla.org pour connaître son numéro de membre. Ce numéro doit figurer sur le bulletin d'inscription.
Lors de sa réunion de décembre 2011, le conseil d'administration de l'IFLA a créé une nouvelle catégorie de membres associés pour les personnes non salariées. Les membres de IFLA de cette catégorie peuvent s'enregistrer au congrès au même tarif que les étudiants.
Pour s'inscrire comme étudiant, vous devez présenter une preuve de votre inscription à une université ou un collège reconnus à l'époque de l'inscription et pendant le congrès. Les nouveaux diplômés membres de l'IFLA peuvent bénéficier de cette catégorie.Ils doivent présenter une copie de leur diplôme pour recevoir leur badge.
Pour s'inscrire comme représentant d'un média , veuillez contacter K.I.T. Group à wlic2013-registration@kit-group.org afin de recevoir une formulaire d'inscription. Il n'y a pas de droit d'inscription pour les représentants des média. Cependant, vous devez présenter votre carte de presse.
L'inscription de groupe est acceptée pour dix personnes minimum. Veuillez contacter le K.I.T. Group pour plus d'information :
E-mail: wlic2013-registration@kit-group.org
Tel.: +49 30 24 60 3-380
Fax: +49 30 24 60 3-999
Frais d'inscription *
euros Frais pour une pré inscription (avant 15 mai 2013)
Membre de l'IFLA
445
Non membre de l'IFLA
600
Membre de l'IFLA non salarié
220
Membre de l'IFLA nouveau diplômé
220
Étudiant
220
Personne accompagnante
290
Inscription journalière
155
Tarif normal après le 15 mai 2013 et avant le 14 août 2013
Membre de l'IFLA
535
Non membre de l'IFLA
710
Membre de l'IFLA non salarié
255
Membre de l'IFLA nouveau diplômé
255
Étudiant
255
Personne accompagnante
355
Inscription journalière
180
Inscription sur place (à partir du 16 août 2013)
Membre de l'IFLA
630
Non membre de l'IFLA
830
Membre de l'IFLA non salarié
280
Membre de l'IFLA nouveau diplômé
280
Étudiant
280
Personne accompagnante
420
Inscription journalière
210
- Tous les tarifs peuvent modifiés
- Le numéro de membre est exigé
- Le numéro d'étudiant ou une lettre de l'université est nécessaire
Si le formulaire d'inscription et le paiement complet sont reçus avant la date limite d'inscription (15 mai 2013) une sacoche est incluse dans le droit d'inscription pour les participants, les étudiants, les orateurs et les représentants des média. Si le formulaire d'inscription et le paiement sont reçus après la date limite du 15 mai 2013, le secrétariat du congrès ne peut garantir que la sacoche sera disponible. Le participants pour une journée recevront une sacoche du jour. Tous les documents du congrès seront distribués sur place au comptoir d'accueil.
Tous les droits d'inscription doivent être payés en avance en euros au groupe K.I.T., mentionnant WLIC 2013. N'oubliez pas d'indiquer vos noms et prénoms sur le paiement.
Les paiements peuvent être faits par : :
1. Carte de crédit Visa, AMEX or Eurocard/Mastercard. Les cartes de crédit seront débitées en euros.
2. Virement bancaire
Nom du compte : K.I.T. Group GmbH, Commerzbank
AG, Kurfürstendamm 237, DE-10719 Berlin
Numéro de banque 100 800 00
K.I.T. numéro du compte : 05 140 018 08
SWIFT-CODE: DRESDEFF100
IBAN: DE55 1008 0000 0514 0018 08
Références : numéro du participant, nom, code ( WLIC 2013)
Assurez-vous que tous les frais bancaires sont pris en charge par le compte expéditeur et que le paiement est libre de droits pour le compte réceptionnaire. Veuillez mentionner vos noms et prénoms et “WLIC 2013” sur le virement bancaire. Tous les virements doivent être faits avant le 31 juillet 2013.
Une lettre de confirmation / reçu du paiement sera envoyée par courriel dès que le secrétariat du congrès a reçu l'inscription complète et le paiement correspondant.
Apportez cette confirmation au congrès et allez directement aux terminaux d'impression. Le code barre du document vous permettra d'imprimer votre badge du congrès.
En plus du reçu du paiement, le secrétariat du congrès vous enverra une information sur la ville environ six semaines avant le congrès. Cette information sera aussi disponible sur le site du congrès. Elle vous fournira des conseils pour préparer votre visite à Singapour et votre présence au congrès.
Soyez certain d'envoyer votre adresse email en vous enregistrant.
Certains d'entre vous peuvent avoir besoin d'une lettre d'invitation. La lettre d'invitation n'implique aucun support financier des organisateurs du congrès. Toutes les dépenses liées au congrès sont sous la responsabilité du participant.
Le participant est seul responsable de son visa. Les participants qui ont besoin d'un visa doivent s'y prendre suffisamment tôt pour obtenir leur visa. Ils doivent contacter l'ambassade ou le consulat le plus proche pour déterminer le délai nécessaire à l'établissement de leur visa. Il est recommandé de déposer sa demande de visa au moins trois mois avant le congrès. Si l'inscription est déjà payé, le congrès pourra rembourser celle-ci moins les frais de gestion de 50 EUR après le congrès si le visa a été demandé à temps, preuve à l'appui, avec une certificat officiel de l'ambassade confirmant que le visa n'a pu être délivré. Ce certificat doit être envoyé au secrétariat du congrès.
Un certificat de participation pour les congressistes normaux et les étudiants ne peut être obtenu que dans le bureau destiné à cet effet au centre des congrès. Il ne pourra pas être obtenu après le congrès.
L'annulation doit être faite par écrit et envoyée au secrétariat du congrès, service des inscriptions par courriel ou par fax. La notification doit inclure toute information nécessaire sur le compte en banque auquel le remboursement doit être envoyé.
Si la notification écrite est reçue avant le 15 mai 2013, le droit d'inscription complet sera remboursé moins 50 euros de frais de gestion. Aucun remboursement ne sera fait si l'annonce de l'annulation arrive après cette date. Aucun remboursement se sera effectué pour la non présence à certain évènements ou un départ avant la fin du congrès.
Des frais de gestion de 50 EUR seront demandés pour tout changement de nom sur l'inscription au congrès. Un nouveau formulaire d'inscription pour le participant remplaçant doit être envoyé, ainsi qu'une preuve que le tarif réduit a été appliqué. Les changements de noms ne seront acceptés que jusqu'à la date limite de l'inscription normale indiquant l'ancien et le nouveau nom. Après la date limite d'inscription normale (14 août 2013), tous les changements de noms seront traitées sur place.
Le badge doit être porté en tout temps pendant le congrès. L'accès au site du congrès ne sera autorisé qu'avec un badge. Si un participant perd, égare ou oublie son badge, des frais de gestion de 50 EUR sera facturés pour un nouveau badge. Après l'attribution d'un nouveau badge, l'ancien ne sera plus valable.
Le secrétariat et les organisateurs du congrès se réservent le droit de modifier le programme publié, qui n'est qu'une simple indication.
Dans le cas où le congrès ne peut se tenir ou est retardé à cause d'évènements au-delà du contrôle des organisateurs (Force Majeure) ou à cause d'évènements qui ne peuvent être attribués à une intention malveillante ou à une grosse négligence des organisateurs, ceux-ci ne peuvent être tenus pour responsables des dommages, dépenses ou pertes comme les frais de transport, d'hôtels, pertes financières, etc. encourus par le congressiste. Dans ces circonstances, les organisateurs du congrès se réservent le droit soit de garder tous les droits d'inscriptions ou des les utiliser pour un prochain congrès ou de rembourser les participants après la déduction des frais déjà engagés pour l'organisation du congrès et qui ne peuvent être récupérés de tiers.
| Dernière révision : 30 novembre 2012 | Copyright Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions. www.ifla.org |
