>>> Convocation assemblée générale

Congrès mondial des bibliothèques et de l'information : 71e congrès et assemblée générale de l'IFLA

Convocation

Le conseil d'administration de l'IFLA a le plaisir de vous envoyer cette convocation pour l'assemblée générale de la Fédération.

Lieu et heure

L'AG se réunira :
le dimanche, 14 août de 08.30-09.45 et
jeudi, 18 août de 16.00-18.00

Adresse :
Sonja Henie Auditorium
Radisson SAS Plaza Hotel [carte]
Sonja Heniesplass 3
Oslo, Norway

Ordre du jour

Assemblé générale I.
dimanche 14 août 2005
08.30 - 09.45

1. Ouverture par la présidente, Kay Raseroka
2. Communication du comité d'organisation locale
3. Recrutement des scrutateurs
4. Établissement du Quorum
5. Adoption de l'ordre du jour
6. Compte rendu des précédentes réunions, à Buenos Aires les 23 et 27 août 2004
7. Annonce formelle du résultat du vote par correspondance pour l'élection du président élu et des membres du conseil d'administration
8. Présentation du rapport par la présidente
9. Présentation du rapport annuel du secrétaire général
10. Présentation du rapport financier par le trésorier
11. In memoriam pour les collègues décédés l'année dernière
12. Ajournement : la Présidente ajournera la réunion jusqu'à jeudi 18 août

Assemblée générale II.
Jeudi 18 août 2005
16.00-18.00

13. Ouverture par la présidente, Kay Raseroka qui transmettra la présidence au nouveau président Alex Byrne
14. Présentation des membres du conseil d'administration élus pour 2005-2007
15. Présentation du rapport du Comité sur le copyright et autres problèmes juridiques (CLM) par son président, Winston Tabb
16. Présentation du rapport du FAIFE (Libre accès à l'information et liberté d'expression) par le président Paul Sturges
17. Motions et résolutions
18. Discours du président, Alex Byrne
19. Clôture de l'assemblée générale par le Président

NOTES

Vote

Un vote peut intervenir pendant l'assemblée générale à tout moment sur une motion ou une résolution soumises pendant le congrès.

Les délégués votants doivent prendre leurs sièges dans la partie réservée en général dans les premiers rangs de la salle.

Quorum

Le quorum est constitué par la majorité simple des associations nationales membres éligibles (membres ayant payé leur cotisation en 2005).

Si vous représentez une association nationale membre, vous trouverez dans vos documents de vote un bande blanche. Au point 4 de l'ordre du jour "établissement du Quorum", les délégués représentant les associations nationales membres (directement ou par procuration) devront présenter leur fiche blanche pour être comptés par les scrutateurs.

Le Quorum est atteint si le nombre d'associations nationales membres présentes constitue 50% +1 du total des associations membres qui ont payé leur cotisation en 2005.

Documents de vote

Les délégués votants peuvent obtenir les documents de vote nécessaires au Bureau des votes de l'IFLA situé dans les bureaux du secrétariat
pièce 303, 3e étage, Radisson SAS Plaza Hotel.

Les documents de vote ne seront donnés qu'aux délégués en possession de la carte d'électeur 2005 de l'IFLA, signée par l'autorité compétente. (La carte d'électeur IFLA vous a été envoyée si votre cotisation 2005 a été payée.)

Le bureau de vote sera ouvert au secrétariat :
samedi 13 août de 09.00-18 et
jeudi 18 août de 09.00-13.45

Dimanche, 14 août, vous pouvez retirer vos documents
de 07.00-08.30 au secrétariat situé en face de l'auditorium Sonja Henie.

Veuillez retirer vos documents de vote le plus tôt possible. Ne le faîtes pas à la dernière minute !

Si vous n'avez pas payé votre cotisation 2005 lors de l'envoi de cette convocation, votre carte d'électeur vous sera envoyée quand vous aurez payé.

Si votre paiement est reçu après le 1er juillet 2005, vous devrez confirmer votre paiement au bureau de vote d'Oslo.

Représentation

Les articles des statuts et du réglement intérieur concernant le vote sont les suivants :

Article 15.1.1
Chaque membre peut être représenté à l'assemblée générale par un ou plusieurs représentants. Un représentant doit être désigné pour exercer le droit de vote.

Article 15.8.1
Chaque membre peut être représenté à l'assemblée générale par un autre membre. Celui-ci peut voter par procuration du membre qu'il représente. Pour obtenir les documents de vote, les représentants ou les titulaires d'une procuration de membres qualifiés doivent se rendre au bureau de vote aux horaires indiqués, avec la carte du membre concerné. La carte d'électeur doit porter le nom du représentant ou du titulaire de la procuration et la signature de l'autorité compétente du membre concerné.

Motions et Résolutions

Date limite :
La date limite pour soumettre une motion ou une résolution au secrétariat général est mercredi 17 août, 12.00.

Elles peuvent apporter au bureau du secrétariat. Assurez-vous que le texte est lisible et signé par le proposant et son soutien.

Motions :

Une motion est une proposition pour l'assemblée générale décide une certaine action ou exprime une certaine opinion. Une motion doit être soutenue. Une motion peut être présentée de la salle pendant l'assemblée générale, mais doit être, en même temps, présentée par écrit au président. Une motion peut être présentée ou sontenue par : un représentant autorisé d'un membre, un responsable de l'IFLA [membres du conseil d'administration, directeurs et responsables des activités fondamentales, présidents et secrétaires des Divisions, présidents et secrétaires des Sections].

Résolutions:

Une résolution est une motion officelle qui a été soumise au secrétaire général par écrit avant la réunion.

Réglement intérieur

En décembre 2004, le conseil d'administration approuva un nouveau réglement intérieur pour clarifier la procédure de soumission et d'adoption des résolutions par l'assemblée générale (vérifiez le nouveau Réglement intérieur ci-dessosu):

"... 3.6 Pour permettre au président de gérer efficacement la réunion, les décisions du président sont définitives.

3.7 Le comité exécutif peut désigner un expert des réglements et méthodes pour gérer une réunion d'un bureau ou d'un comité pour assister le président de l'assemblée générale ou du conseil d'administration à définir les procédures sur lesquelles ce réglement est silencieux.

3.8 Le comité exécutif peut approuver l'utilisation d'un guide standard de la gestion d'une réunion pour aider le président de l'assemblée générale ou du conseil d'administration à définir les procédures sur lesquelles ce réglement est silencieux.

3.9 Toute résolution que les membres souhaitent inclure dans l'ordre du jour en accord avec les statuts Article 14.6 doivent être reçues au secrétariat 5 mois avant la date de la réunion et doivent être conformes à l'article 3.12.

3.10 Les résolutions exceptionnelles ou urgentes proposées après la date limite précisée dans les Statuts Article 14.6 doivent être soumises au secrétariat de l'IFLA à une date spécifiée par le comité exécutif.

3.11 Dans des circonstances exceptionnelles, le président ou toute autre personne faisant fonction de président de la réunion peut accepter une résolution de la salle lors de l'assemblée générale avec l'accord de la majorité des membres présents ou représentés. Il doit être aussi présenté au président par écrit.

3.12 Toutes les résolutions doivent être proposées et soutenues par les représenatants autorisés des membres dont le nom et l'affiliation doivent être mentionnés et les objectifs de la résolution clairement énoncés ainsi que l'action à entreprendre par la Fédération.

3.13 Le conseil d'administration doit mettre en oeuvre les actions proposées par les résolutions votées par l'assemblée générale.

3.14 Toutes les résolutions doivent être brèves, claires et lisibles. Des explications ou des justifications sommaires peuvent ajoutées si nécessaire. Le comité exécutif peut demander des clarifications ou des reformulations pour s'assurer que le sens et l'objectif d'une résolution est clair. Il peut nommer un ou plusieurs délégués pour aider le demandeur à reformuler sa proposition pour la rendre compatible avec le Réglement intérieur."

Peter J. Lor
Secrétaire général