Invitation à l'assemblée générale de l'IFLA

Au délégués votants

Date: avril 2002

Veuillez transmettre ces documents, y compris la carte de vote au représentant qui votera pour vous à Glasgow, Écosse, Royaume-Uni, le dimanche 18 août et le vendredi 23 août, 2002.

Le Conseil d'administration de l'IFLA a le plaisir de vous transmettre cette invitation à l'assemblée générale de la Fédération.

L'assemblée se réunira au Centre de conférence écossais, Glasgow, Écosse, Royaume-Uni ledimanche 18 août de 16h00 à 17h30 et vendredi 23 août à 15h30.

AGENDA

Assemblée générale : dimanche 18 août 2002, 16h00

1. Ouverture par la président, Christine Deschamps
2. Adoption de l'agenda
3. Minutes des réunions précédentes, tenues à Boston, les 19 et 24 août 2001
4. Communication du Comité d'organisation de Glasgow
5. Recrutement des scrutateurs
6. Présentation du rapport annuel du secrétaire général
7. Présentation du rapport financier 2001 par le trésorier
8. In memoriam des membres décédés l'année dernière
9. Adoption de la 'Déclaration de Glasgow' proposée par le président du comité IFLA/FAIFE
10. Proposition de nouvelles cotisations pour 2003 par le trésorier
11. Ajournement de l'assemblée jusqu'à vendredi 23 août.

Assemblée générale II : vendredi 23 août 2002, 15h30

12. Ouverture par la présidente, Christine Deschamps
13. Motions et Résolutions (voir la note ci-dessous)
14. Clôture de l'assemblée générale par la présidente.

NOTES

1. Un vote aura lieu pendant l'assemblée 1 sur le point 9, la 'Déclaration de Glasgow' proposée et sur le point 10 proposition de nouvelles cotisations 2003. Un vote peut auusi avoir lieu pendant l'assemblée 2 sur les motions et résolutions soumises.
2. Les délégués votants doivent s'asseoir sur les sièges dans la zone réservée aux premiers rangs de la salle
3. Documents de vote : Les délégués votants peuvent obtenir les documents nécessaires au vote au bureau de vote de l'IFLA situé dans la zone d'enregistrement du Centre des congrès écossais. Les documents seront distribués uniquement aux délégués en possession de leur carte de vote 2002, signée par l'autorité compétente. La carte de vote IFLA est incluse dans ces documents si la cotisation 2002 a été payée.
4. Le bureau de vote sera ouvert le vendredi 16 août de 14h00 à 18h00, samedi 17 août de 09h00 à 18h00 et dimanche 18 de 09h00 à 16h00. Veuillez retirer vos documents de vote dès que possible. Ne le faites pas à la dernière minute !
5. Représentation : les articles des statuts et du règlement intérieur de l'IFLA sont les suivants : Statuts 15.1.1 Chaque membre peut se faire représenter à l'assemblée générale par un ou plusieurs mandataires. Une seule personne peut être désignée par le membre pour excercer le droit de vote.
   Statuts 15.8.1 Chaque membre peut être représenté à l'assemblée générale par un autre membre. Ce membre peut excercer un vote par procuration au nom du membre qu'il représente.
6. Documents de vote : Pour obtenir les documents de vote, les représentants ou les mandataires de membres qualifiés doivent s'adresser au bureau de vote pendant les horaires définis par la note 4 ci-dessus en présentant la carte de vote du membre concerné. La carte de vote de l'FLA doit portée le nom du représentant ou du mandataire et la signature de l'autorité compétente du membre concerné.
7. La date limite pour soumettre des motions ou des résolutions au secrétariat général est : mercredi 21 août, 12h00.
8. Motions : une motion est une proposition pour que l'assemblée entreprenne une certaine action ou exprime une certaine opinion. Une motion doit être soutenue par un deuxième membre. Elle peut être présentée depuis la salle durant l'assemblée, mais doit, en même temps, doit être présentée par écrit au président. Une motion peut être présentée et soutenue par :
   • Les représentants autorisés des membres
   • des responsables de l'IFLA [membres du Conseil d'administration, directeurs et responsables des activités fondamentales, présidents, secrétaires et trésoriers des divisions, présidents, secrétaires des sections et tables rondes]
9. Résolutions : deux formes de résolutions sont acceptables : résolutions générales et résolutions professionnelles.
   • Une résolution générale est définie comme un texte écrit exigeant une décision (il est décidé que …"). De telles résolutions ne peuvent être présentées que par un représentant autorisé d'un membre de l'IFLA et par un responsable (voir définitions à la note 8 ci-dessus).
   • Une résolution professionnelle est définie comme un texte écrit indiquant une intention ou une position nécessitant une clarification ultérieure par un des organes dirigeants de l'IFLA avant qu'une suite puisse lui être donnée. Une résolution professionnelle n'a pas besoin d'être soutenue par un deuxième membre et peut prendre n'importe quelle forme. Aucune discussion ne suit normalement l'acceptation d'une résolution professionnelle, bien que des explications puissent demandées par le président. Une résolution professionnelle peut être présentée par des représentants autorisés de membres resolution ou par des personnes agissant au nom des activités fondamentales, des divisions, sections ou tables rondes.