Convocation à l'assemblée générale de l'IFLA
3 et 8 août 2003

Au membres votants de l'IFLA

Cette convocation est envoyée à tous les membres votants en même temps que leur carte d'électeur. Cette carte doit être transmise au délégué qui assistera au congrès de l'IFLA à Berlin, Allemagne, le dimanche 3 août et le vendredi 8 août 2003. Si votre carte n'est pas arrivée, contactez d'urgence le secrétariat de l'IFLA HQ.

Le conseil d'administration de l'IFLA a le plaisir de vous adresser cette convocation pour l'assemblée générale de la Fédération.

L'assemblée générale se réunira au Centre international de congrès (ICC), Berlin, Allemagne les Samedi 3 août de 16h45 à 18h15 et vendredi 8 août de 16h00 à 18h00.

Ross Shimmon
Secretary General

AGENDA

Assemblée générale I :
Samedi 3 août 2002, 16h45

1. Ouverture par la présidente, Christine Deschamps
2. Communication du Comité d'organisation de Berlin
3. Recrutement des scrutateurs
4. Vérification du quorum
5. Adoption de l'Agenda
6. Minutes des précédentes assemblées, tenues à Glasgow les 18 et 23 août 2002
7. Annonce officielle des résultats du vote postal pour l'élection du président élu et des postes dans le conseil d'administration et présentation des élus
8. Propositions de modifications des statuts de la Fédération (selon les résultats du vote postal)
9. Présentation du rapport annuel du secrétaire général
10. Présentation du rapport financier 2002 par le trésorier
11. In memoriam des membres décédés l'année dernière
12. Ajournement de la séance jusqu'au vendredi 8 août.

    Ajournement de l'assemblée générale.

Assemblée générale II :
vendredi 8 août 2003, 16h00

13. Ouverture de la présidente Christine Deschamps, qui transmettra la présidence à la nouvelle présidente, Kay Raseroka
14. Présentation des membres du conseil d'administration et du comité professionnel élus par les bureau de coordination.
15. Présentation du rapport du comité sur le copyright et autres sujets juridiques (CLM) par le président, Marianne Scott.
16. Présentation du rapport du comité sur le libre accès à l'information et la liberté d'expression (FAIFE) par son président, Alex Byrne.
17. Motions et résolutions (voir ci-dessous)
18. Clôture de l'assemblée générale par la présidente.

Notes :

1. Les votes auront lieu à l'assemblée générale I sur le point 8 de l'agenda, propositions de changements sur les statuts, selon les résultats du vote postal sur le sujet.

2. Un vote peut aussi avoir lieu pendant l'assemblée générale II sur les motions et résolutions soumises pendant le congrès.

3. Les délégués votants devront s'asseoir dans la zone réservée dans les premiers rangs de la salle.

4. Documents de vote : Les délégués votants doivent retirer les documents pour voter au bureau des votes de l'IFLA situé dans les bureaux du secrétariat de l'ICC. Le bureau de vote ne sera pas près du bureau d'enregistrement cette année ! Les documents pour voter seront donnés seulement aux délégués en possession de la carte de vote IFLA 2003, signée par l'autorité compétente. La carte de vote IFLA est incluse dans ces documents si vous avez payé votre cotisation 2003. Le bureau de vote sera ouvert le vendredi 1er août de 14h00 à 18h00, samedi 2 août de 09h00 à 18h00 et dimanche 3 août de 09h00 à 16h30. Veuillez retirer vos documents aussi tôt que possible. Ne le laissez pas pour la dernière minute !

5. Si vous n'avez pas payé votre cotisation pour 2003 lors de l'envoi de cette convocation, votre carte d'électeur vous sera envoyée dès que vous aurez payé. Si votre paiement est reçu après le 1er juillet 2003, vous devrez confirmer ce paiement au bureau de vote à Berlin.

6. Représentation : les articles des statuts et du règlement intérieur de l'IFLA qui s'appliquent sont les suivants :
   Article 15.1.1 Chaque membre a le droit d'être représenté à l'assemblée générale par un ou plusieurs représentants. Un seul représentant a le droit de vote.
   Article 15.8.1 Chaque membre peut être représenté à l'assemblée générale par un autre membre. Ce membre peut voter par procuration au nom des membres qu'il représente. Pour obtenir les bulletins de vote, les représentants doivent aller un bureau de vote pendant les heures définies dans la note 4 ci-dessus, avec la carte d'électeur du membre représenté. La carte d'électeur doit porter le nom du représentant et la signature de l'autorité compétente du membre représenté.

7. La date limite pour déposer une motion ou une résolution au secrétariat général est mercredi 21 août, 12h00. Elle peut être apportée au bureau du secrétariat. Assurez-vous que le texte est lisible et signé par le proposant et la personne qui la soutient dans le cas d'une résolution générale.

8. Motions: une motion est une proposition pour que l'assemblée générale entreprenne une certaine action ou soutienne une certaine opinion. Une motion doit être soutenue. Une motion peut être présentée de la salle lors d'une assemblée générale, mais doit, en même temps, être présentée par écrit au président. Une motion peut être proposée et soutenue par : les autorités représentatives de l'IFLA (membres du conseil d'administration, directeurs des bureaux et activités fondamentales, présidents, secrétaires et trésoriers des divisions, présidents et secrétaires des sections).

9. Résolutions : deux types de résolutions sont reconnues : résolutions générales et résolutions professionnelles.
   1. Une résolution générale est définie comme une déclaration écrite visant une décision (il est décidé que...). Une telle résolution peut être présentée seulement par les autorités représentatives des membres et les responsables de l'IFLA (voir la définition en note 6 ci-dessus).
   2. Une résolution professionnelle est définie comme une déclaration écrite indiquant une intention ou une opinion qui nécessite des éclaircissements de la part d'un organisme professionnel de l'IFLA avant qu'une suite puisse être donnée. Une résolution professionnelle n'a pas besoin de soutien et peut prendre n'importe quelle forme. Aucune discussion ne suit, normalement, l'acceptation d'une résolution professionnelle, mais des éclaircissements peuvent être demandés selon la volonté du président. Une résolution professionnelle peut être soumise par les représentants autorisés des membres ou des personnes au nom des activités fondamentales, des divisions et des sections.