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R1.1 La commission d'appel permanente (la commission) se compose de trois membres nommés par le conseil d’administration. Ces membres doivent être des personnes expérimentées en matière de gouvernance de l’IFLA, d’interprétation des statuts de l’IFLA et connaître le droit des associations, en particulier le droit néerlandais.
R1.2 Le conseil d’administration nomme, pour la première constitution de la commission, un membre pour un an, un deuxième membre pour deux ans et un troisième membre pour trois ans. Par la suite, chaque membre est nommé pour un mandat de trois ans.
R1.3 Les membres de la commission peuvent renouveler leur mandat une fois, pour une période de trois ans.
R1.4 La commission est présidée pendant la première année par le membre nommé pour un an, pendant l’année suivante par le membre nommé pour deux ans, puis l’année qui suit par le membre nommé pour trois ans. Par la suite, les membres président à tour de rôle la commission pour une durée d’un an, en suivant leur ordre de nomination.
R1.5 En cas d’impossibilité pour l’un des membres de terminer son mandat, les autres membres prennent la suite par anticipation, tout en respectant l’ordre de leurs nominations. Un nouveau membre est alors nommé pour un mandat de trois ans.
R1.6 Dans les deux semaines suivant le dépôt d’un recours par un membre auprès de la commission comme prévu à l’article 5.5.1 des statuts, le secrétaire général demande au président de la commission de convoquer ladite commission afin d’examiner le recours déposé.
R1.7 En cas d’indisponibilité pour un membre de la commission pour examiner un recours, ou en cas de conflit d’intérêt pour l’un des membres de la commission, le président de la commission désignera, en concertation avec le président, un remplaçant dans le cas de ce recours précis.
R1.8 Les membres de la commission examinent les recours déposés auprès d’eux, et se consultent entre eux. La commission peut contacter le requérant, le secrétaire général, l’équipe de ce dernier ou les autres parties pour obtenir et prendre en considération des informations complémentaires. Les membres de la commission n’ont pas d’obligation de rencontrer les parties ; ils peuvent effectuer leur travail par correspondance et/ou par des moyens de communication électroniques.
R1.9 La commission peut, par sa décision, confirmer une expulsion, réintégrer le membre, ou prolonger la suspension de ce membre pour une période maximale d’un mois dans le but d’obtenir des informations supplémentaires.
R1.10 La commission doit communiquer sa décision au secrétaire général dans un délai d’un mois à compter de sa saisine. Toute décision de prolongation de suspension doit également être communiquée dans ce délai, après lequel la commission dispose d’une période maximale d’un mois supplémentaire pour communiquer sa décision définitive au secrétaire général.
R1.11 Le secrétaire général communique la décision de la commission au requérant et au conseil d’administration dans les deux semaines qui suivent la date de réception de la décision.
R2.1 Les droits annuels d’adhésion, y compris les sommes payables pour les publications, les sections supplémentaires ou tout autre service auquel le membre concerné a souscrit, doivent être acquittés par avance, au plus tard le 31 mars de chaque année.
R2.2 Le secrétaire général envoie un reçu après versement de la somme complète et adéquate des droits. Ce reçu sert de preuve de paiement et, le cas échéant, d’autorisation de vote.
R2.3 Les membres qui ne s’acquittent pas entièrement de leurs droits avant le 30 juin de chaque année sont susceptibles d’être suspendus par le secrétaire général. Un membre suspendu ne peut bénéficier d’aucun des services de la Fédération, et perd son droit de vote jusqu’à l’acquittement complet de ses droits d’adhésion.
R2.4 Les membres qui ne s’acquittent pas de leurs droits avant le 31 décembre, quelle que soit l’année considérée, sont exclus sur décision du conseil d’administration.
R2.5 Les membres honoraires conservent leur adhésion à vie et n’ont pas à s’acquitter de droits d’adhésion.
Une affiliation à la Fédération pour devenir membre associé est possible dans les cas suivants :
R3.1 Les très petites institutions ne parvenant pas à s’acquitter des droits d’adhésion institutionnels à la Fédération peuvent être admises comme associées institutionnelles dans les sous-catégories suivantes :
R3.1.1 Bibliothèques scolaires : bibliothèques d’écoles primaires et du second degré,
R3.1.2 Centres d’information à personnel unique : bibliothèques dont l’équipe se compose d’un unique employé,
R3.1.3 Sous-unités institutionnelles : bibliothèques spécialisées ou formant une branche d’une institution elle-même membre institutionnel de la Fédération.
R3.2 Les associés institutionnels s’acquittent d’un droit d’adhésion annuel dont le montant est fixé par le conseil d’administration. Le conseil d’administration peut fixer différents niveaux de droits pour les associés institutionnels selon qu’ils proviennent de pays émergents ou développés. Le montant minimum du droit d’adhésion doit être fixé de manière à couvrir les frais de base des services de la Fédération pour chaque catégorie, mais le conseil d’administration peut fixer des droits moins élevés pour les nouveaux associés institutionnels provenant des pays à faible revenu sélectionnés, avec l'approbation du trésorier. Le conseil d’administration publie le tableau des montants des droits d’inscription des associés institutionnels pour l’information des membres.
R3.3 Un associé institutionnel peut :
R.3.3.1 proposer des candidats pour le poste de président élu et pour les postes vacants au conseil d’administration soumis à élection ; en revanche, ils n’ont pas droit de vote aux élections portant sur ces postes,
R3.3.2 proposer et voter pour les candidats aux comités permanents des Sections,
R3.3.3 être représentés aux réunions de l’assemblée générale, au cours desquelles leur représentant peut prendre la parole, mais ne disposent pas du droit de vote.
R3.4 Des individus peuvent être admis comme membre associé individuel dans les sous-catégories suivantes :
R3.4.1 Associés professionnels : tous les individus autres que ceux compris dans la sous-catégorie des associés étudiants,
R3.4.2 Associés étudiants : individus en capacité de prouver leur inscription en cours dans un cursus d’études assurant des qualifications basiques en bibliothéconomie ou pour les métiers de l’information. Les individus peuvent rester dans cette sous-catégorie aussi longtemps qu’ils peuvent produire la preuve d’une inscription étudiante appropriée.
R3.5 Les associés individuels s’acquittent d’un droit d’inscription annuel dont le montant est fixé par le conseil d’administration. Les dispositions de l’article 3.2 s’appliquent mutatis mutandis aux associés individuels.
R3.6 Les dispositions de l’article 3.3 s’appliquent mutatis mutandis aux associés individuels.
R3.7 L’attribution du statut d’associé est soumise à la décision du secrétaire général et présentée au conseil d’administration pour ratification.
R3.8 Un candidat dont le dossier est rejeté par le secrétaire général peut déposer un recours auprès du conseil d’administration.
R3.9 Un associé peut mettre fin à son adhésion à tout moment, par notification écrite adressée au secrétaire général.
R3.10 Toute décision du conseil d’administration de retirer un statut d’associé est définitive.
R4.1 Les sociétés et autres organisations ayant un intérêt dans les bibliothèques et les services d’information peuvent être considérées comme des sociétés partenaires de la Fédération.
R4.2 Le conseil d’administration peut occasionnellement déterminer les catégories ou les niveaux des sociétés partenaires, les droits dont elles doivent s’acquitter, et le degré d’avantages et de prérogatives applicable à chacune d’entre elles. Le tableau est publié pour l’information des membres.
R4.3 En dépit de l’article 3.2, le secrétaire général peut être habilité à négocier des avantages supplémentaires pour les sociétés partenaires dont les contributions à la Fédération (en espèces ou en nature) dépassent substantiellement les niveaux prévus dans le tableau des montants des droits. Les avantages ainsi négociés sont soumis à l’approbation du comité exécutif.
R4.4 Une société partenaire peut être représentée aux réunions de l’assemblée générale, au cours desquelles leur représentant peut prendre la parole, mais ne peut pas participer aux votes. Les sociétés partenaires ne peuvent pas désigner de candidat pour les postes de président élu ni pour les sièges du conseil d’administration soumis à élection, et ne disposent pas du droit de vote.
R4.5 Les dispositions des articles 3.7 à 3.10 s’appliquent mutatis mutandis aux sociétés partenaires.
R5.1 Le statut consultatif
est exclusivement réservé aux organisations dont le champ d’action direct se situe
hors de la sphère bibliothéconomique et des métiers de l’information.
Les organisations pouvant bénéficier du statut d’association
internationale membre de la Fédération se verront refuser le statut consultatif.
R5.2 L’attribution du statut consultatif se fonde habituellement sur une réciprocité.
R5.3 L’attribution du statut consultatif est porté à la connaissance de l’assemblée générale des membres.
R5.4 Une organisation ayant un statut consultatif peut être représentée aux réunions de l’assemblée générale, au cours desquelles son représentant peut prendre la parole, mais ne peut pas participer aux votes.
R5.5 Les dispositions des articles 3.7 à 3.10 ci-dessus s’appliquent mutatis mutandis aux organisations ayant un statut consultatif.
R6.1 Le montant des droits d’adhésion payables par les membres est fixé par l’assemblée générale sur avis du conseil d’administration.
R6.2 L’assemblée générale, sur avis du conseil d’administration, peut déterminer différents niveaux de droits pour les membres selon qu’ils proviennent de pays émergents ou développés.
R6.3 Le montant minimum des droits d’adhésion des membres est déterminé de manière à couvrir les frais de base des services de la Fédération pour chaque catégorie, mais le conseil d’administration peut proposer des droits moins élevés pour de nouveaux membres ou pour des membres provenant des pays à faible revenu sélectionnés, sur approbation du trésorier. Le conseil d’administration publie le tableau des montants des droits d’inscription pour l’information des membres.
R7.1 L’ensemble des réunions professionnelles de la Fédération et de ses unités est ouvert à tous les membres et participants inscrits au congrès annuel ou à toute autre conférence au cours desquels ces réunions sont tenues. Les réunions professionnelles peuvent prendre la forme de sessions de conférence, d’ateliers, de formations et d’activités de développement, ou de tout autre programme de nature professionnelle.
R7.2 Les conditions d’inscription et le versement de droits peuvent s’appliquer pour la participation aux congrès ou à toute autre réunion professionnelle.
R7.3 Les réunions de l’assemblée générale de la Fédération sont ouvertes, conformément aux dispositions de l’article 7.6 :
R7.3.1 aux membres de la Fédération,
R7.3.2 aux membres associés,
R7.3.3 aux sociétés partenaires, et
R7.3.4 aux organismes à statut consultatif ;
à jour de leur cotisation, à leurs représentants et aux participants inscrits au congrès annuel ou à toute autre conférence au cours de laquelle ces réunions sont tenues. Les personnes autres que les représentants désignés conformément à l’article 10 qui participent à l’assemblée générale, y assistent en qualité d’observateurs. Elles doivent prendre place dans les espaces réservés aux observateurs et ne peuvent pas prendre part aux discussions à moins d’y être invités par le président.
R7.4 Les réunions des comités et conseils des unités professionnelles de la Fédération, conformément à l’article 16, sont ouvertes, sous réserve des dispositions de l’article 7.6 :
R7.4.1 aux membres de la Fédération,
R7.4.2 aux membres associés,
R7.4.3 aux sociétés partenaires, et
R7.4.4 aux organismes à statut consultatif ;
à jour de leur cotisation, à leurs représentants et à leurs participants inscrits au congrès annuel ou à toute autre conférence au cours de laquelle les réunions ont lieu. Les personnes qui assistent aux réunions des comités et conseils des unités professionnelles susmentionnés, autres que les membres de ces instances, y assistent en qualité d’observateurs. Elles doivent prendre place dans les espaces réservés aux observateurs et ne peuvent pas prendre part aux discussions à moins d’y être invités par le président.
R7.5 Les réunions du conseil d’administration et du comité professionnel décrits dans les articles 13 et 14, ainsi que de tout autre comité établi par ces instances, sont ouvertes sous réserve des dispositions de l’article 7.6 :
R7.5.1 aux membres de la Fédération et
R7.5.2 aux membres associés,
à jour de leur cotisation et à leurs représentants. Les personnes qui assistent aux réunions du conseil d’administration, du comité professionnel et des autres comités, autres que les membres de ces instances, y assistent en qualité d’observateurs. Elles doivent prendre place dans les espaces réservés aux observateurs et ne peuvent pas prendre part aux discussions à moins d’y être invités par le président.
R7.6 Une réunion ou une partie de réunion des instances mentionnées dans les articles 7.3 à 7.5 peuvent être fermées par le président uniquement pour des discussions portant sur :
R7.6.1 la performance, les résultats, les qualifications, la reconnaissance ou la rémunération du personnel de l’IFLA, des membres de l’IFLA ou d’autres personnes ou institutions,
R7.6.2 les positions et déclarations de l’IFLA sur des questions controversées, dans les cas où l’on peut raisonnablement envisager que les avis exprimés par des particuliers participant à la réunion pourraient mener à des sanctions prises à leur encontre par leur gouvernement ou d’autres instances,
R7.6.3 le positionnement de l’IFLA en termes de négociation et de stratégie dans des négociations internationales
R7.6.4 le positionnement et la stratégie adoptés par l’IFLA pour des contrats et des accords juridiques et financiers.
R7.7 À chaque fois que cela est possible, une information concernant la fermeture d’une réunion ou d'une partie de réunion aux organismes mentionnés dans les articles 7.3 à 7.5 est communiquée lors de l’annonce de la tenue de ladite réunion.
R7.8 Les observateurs, à l’exception de ceux spécifiquement invités à participer sur certains points abordés au cours de la réunion à huis clos, ne sont pas admis à une réunion qui est annoncée fermée selon les termes de l’article 7.6.
R7.9 Une réunion fermée selon les termes de l’article 7.6 ne traitera que des questions mentionnées dans les articles 7.6.1 à 7.6.4.
R7.10 Les comptes-rendus et tout autre procès-verbal des réunions sont portés à la connaissance des membres de la Fédération dans les plus courts délais possibles après leur approbation, à l’exception des informations portant sur les questions définies dans les articles 7.6.1 à 7.6.4.
R8.1 Les réunions de l’assemblée générale se tiennent habituellement à la même période et dans le même lieu que le congrès mondial des bibliothèques et de l’information organisé annuellement par la Fédération (le congrès).
R8.2 Le montant des frais d’inscription au congrès sont soumis à l’approbation du conseil d’administration.
R9.1 Le président conduit les réunions de l’assemblée générale. En son absence, elles sont conduites par le président élu ou par le trésorier de l’IFLA, selon cet ordre de préséance. Dans l’impossibilité de tous ces représentants de présider la séance, l’assemblée élit l’un des membres du conseil d’administration pour diriger la réunion. L’élection est organisée par le secrétaire général.
R9.2 Les intervenants s’adressent au président de séance. Lors des assemblées générales, les interventions ne doivent pas durer plus de cinq minutes. Les intervenants ne doivent pas être sollicités plus d’une fois sur le même sujet avant que l’ensemble des ceux qui souhaitent s’exprimer ne l’aient fait. La président de séance a le droit d’écourter un débat afin de clore une question.
R9.3 Les personnes habilitées ou invitées à participer à l’assemblée générale conformément à l’article 10 des statuts peuvent s’exprimer au cours de ces réunions.
R9.4 Les observateurs ou toute autre personne ne disposant pas du droit de vote ne peuvent prendre la parole que si le président de séance les y autorise.
R9.5 Afin de permettre au président de mener à bien l’ordre du jour et de traiter efficacement les questions, les décisions qu’il prend sont définitives.
R9.6 Le comité exécutif peut désigner un expert sur les règles et méthodes de conduite des discussions par les conseils et les comités afin d’aider le président à déterminer les procédures à adopter pour les cas qui ne seraient pas prévus dans le présent règlement.
R9.7 Le comité exécutif peut approuver l’usage d’un guide normalisé de gestion de réunion pour aider le président de séance de l’assemblée générale à déterminer les procédures à adopter pour les cas qui ne seraient pas prévus dans le présent règlement.
R9.8 Les questions que les membres souhaitent porter à l’ordre du jour conformément à l’article 9.5 doivent contacter le secrétaire général trois mois avant la date de la réunion et le faire selon les modalités prévues à l’article 9.11.
R9.9 Les questions ayant un caractère d’urgence et exceptionnel soumises après la date limite prévue à l’article 9.5 doivent être communiquées au secrétariat de l’IFLA avant la date et l'heure spécifiées par le comité exécutif.
R9.10 Dans des circonstances particulièrement exceptionnelles, le président peut accepter une question proposée par l’assistance de l’assemblée générale, sous réserve du consentement de la majorité des membres présents ou représentés. La question doit, dans le même temps, être transmise par écrit au président de séance.
R9.11 Toutes les propositions doivent être faites et appuyées par des représentants habilités de membres dont les noms et affiliations sont précisés, et doivent formuler clairement l’action conseillée à la Fédération.
R9.12 Le conseil d’administration doit entreprendre toute action nécessaire à la réalisation des propositions votées par l’assemblée générale.
R9.13 Toutes les questions doivent être exposées de manière brève, indiquant clairement leur objet, et être intelligibles. Une contextualisation ou une explication rapide peuvent être jointes si nécessaire. Le comité exécutif peut demander une clarification ou une reformulation afin d’assurer la clarté du sens et de l’objet d’une proposition. Il peut désigner un ou plusieurs délégué(s) pour aider la personne à retravailler sa proposition afin de la rendre conforme aux présents articles.
R9.14 Des propositions professionnelles peuvent être élaborées lors des séances et réunions qui se déroulent pendant le congrès mondial des bibliothèques et de l’information. De telles propositions ne sont pas à présenter lors de l’assemblée générale : elles doivent être soumises au comité professionnel.
R10.1 Les votes lors des réunions de l’assemblée générale et des réunions des conseils et des comités doivent habituellement être effectués à main levée. Si toutefois la majorité de l’assistance en décide autrement, ou si le président l’édicte ainsi, le vote s’effectue à bulletin secret.
R10.2 Le secrétaire général doit s’assurer que, lors des réunions de l’assemblée générale, les représentants des membres votants et le nombre de votes dont ils disposent peuvent être aisément identifiés.
R10.3 Le secrétaire général doit prendre les mesures nécessaires pour assurer qu’au moins trois scrutateurs sont désignés à chaque réunion de l’assemblée générale.
R10.4 Les scrutateurs doivent compter les votes.
R10.5 Les décisions sont adoptées à la simple majorité des votes exprimés.
R10.6 En cas d’égalité des votes, le président de séance a voix prépondérante.
R10.7 Les articles 11.10, 11.12, 11.17 et 11.18 s’appliquent mutatis mutandis au vote par correspondance effectué conformément à l’article 12.3 des statuts.
R11.1 Le secrétaire général doit adresser à tous les membres et associés disposant du droit de vote un appel à proposition de candidatures pour le poste de président élu et pour les postes vacants au conseil d’administration en octobre de l’année qui précède la tenue des élections, lorsque les « postes vacants au conseil d’administration » font seulement référence aux membres élus conformément à l’article 13.3.2 des statuts. L’élection de membres élus au conseil d’administration conformément aux articles 13.3.3 et 13.3.4 des statuts est traitée dans les articles 15.3 à 15.10 et 17.3 à 17.10.
R11.2 Les propositions de candidatures doivent être transmises en utilisant le formulaire fourni par le secrétaire général, avant la date de clôture annoncée, laquelle ne doit pas être fixée à moins de trois mois après l’appel à propositions. Aucune proposition ne sera acceptée après la date de clôture.
R11.3 Seules les propositions signées par un représentant habilité d’un membre ou d’un associé individuel sont acceptées.
R11.4 Dans le cas de propositions pour le poste de président élu, dix propositions faites par les membres ou les associés à jour de leur cotisation sont nécessaires.
R11.5 Dans le cas de propositions pour les postes au conseil d’administration, cinq propositions faites par les membres ou les associés à jour de leur cotisation sont nécessaires.
R11.6 Ceux qui proposent un candidat doivent s’assurer que leur candidat accepte la nomination.
R11.7 Le secrétaire général doit obtenir pour chaque proposition de candidat valide :
R11.7.1 une attestation du candidat proposé indiquant qu'il accepte sa candidature,
R11.7.2 une confirmation que le candidat proposé peut assurer les devoirs liés au poste et participer aux travaux du conseil d’administration sans frais pour la Fédération,
R11.7.3 un bref rappel de la carrière du candidat, en particulier les aspects liés à l’IFLA,
R11.7.4 une brève déclaration, ou profession de foi indiquant les objectifs du candidat pour sa période de service,
R11.7.5 la confirmation que le candidat a une connaissance professionnelle d’au moins l’une des langues officielles de l’IFLA.
R11.8 Le personnel permanent de la Fédération n’est pas éligible au poste de président élu ni à un mandat au conseil d’administration.
R11.9 Le secrétaire général doit préparer les bulletins de votes en listant les noms des candidats par ordre alphabétique de nom de famille ou de nom préférentiel des candidats pour chaque catégorie.
R11.10 Les bulletins de vote doivent être envoyés par courrier postal à tous les membres ayant le droit de vote, avec un délai d’au moins huit semaines pour leur distribution et renvoi. Les bulletins de vote remplis peuvent être renvoyés par courrier postal, transmis par télécopie, ou en pièce attachée à un message électronique, à condition que ces derniers comportent les signatures requises.
R11.11 Les votants peuvent voter pour autant de candidats de chaque catégorie qu’il y a de postes vacants.
R11.12 Le secrétaire général doit organiser le décompte du nombre de votes exprimés. Un panel de scrutateurs indépendants désignés par le secrétaire général doit vérifier les résultats.
R11.13 Pour le poste de président élu, le candidat qui recueille le plus grand nombre de voix est élu.
R11.14 En cas d’égalité de voix entre deux candidats ou plus, une nouvelle élection est organisée pour départager ces candidats lors de la réunion suivante de l’assemblée générale. Pour les sièges vacants du conseil d’administration, sont déclarés élus autant de candidats qui recueillent le nombre de voix le plus élevé qu’il y a de sièges vacants.
R11.15 En cas d’égalité de voix pour le dernier siège vacant, une nouvelle élection est organisée pour départager les candidats concernés lors de la réunion suivante de l’assemblée générale.
R11.16 Les candidats au poste de président élu et aux postes du conseil d’administration sont élus séparément. La même personne peut être proposée en même temps pour le poste de président élu et pour un siège au conseil d’administration. Si un tel candidat est élu président élu, sa candidature pour le siège au conseil d’administration est déclarée nulle. Dans la liste des candidats classée selon le nombre de voix recueillies par chacun, le poste libéré dans le dernier cas susmentionné est occupé par le candidat suivant de la liste.
R11.17 Les bulletins de vote utilisés sont obligatoirement conservés au siège de l’IFLA au moins six mois après l’élection, et gardés à la disposition d’une demande d'inspection.
R11.18 Les résultats des élections sont publiés dans les publications officielles de la Fédération.
R12.1 L’élection du trésorier, conformément à l’article 13.6 des statuts, est lancée par un appel à proposition de candidature émis par le président. Chaque membre du conseil d’administration est habilité à proposer un candidat pour le poste de trésorier.
R12.2 En cas de candidature unique, ledit candidat est déclaré élu.
R12.3 En cas de candidatures multiples, un vote à bulletin secret est organisé par le secrétaire général. Le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de voix est nommé sur le poste vacant.
R12.4 Si deux candidats ou plus recueillent un nombre égal de voix, d’autres votes à bulletin secret sont organisés. Si trois votes se succèdent sans parvenir à une décision, le président doit départager les candidats concernés.
R12.5 Le trésorier est un responsable de l’IFLA situé en-dessous du président et du président élu. Il seconde le président en cas d’indisponibilité du président élu.
R13.1 Les articles 9.1 et 9.4-9.7 s’appliquent mutatis mutandis aux réunions du conseil d’administration.
R13.2 Si un quorum n’est pas atteint et qu’une question urgente doit être traitée, les participants présents établissent une recommandation qui doit être soumise pour approbation aux membres du conseil d’administration par message électronique ou tout autre moyen électronique. La recommandation doit être soumise aux membres du conseil d’administration par le secrétaire général. Elle doit être formulée avec clarté et mentionner une date butoir raisonnable pour laisser aux membres du conseil d’administration le temps de répondre. Les réponses sont reçues et listées par le secrétaire général. La recommandation devient une décision du conseil d’administration après son acceptation par une majorité des voix exprimées par les membres.
R13.3 Si une question urgente doit être traitée entre deux réunions du conseil d’administration, le président peut autoriser le secrétaire général à soumettre la question aux membres du conseil d’administration pour décision en suivant la procédure indiquée à l’article 13.2 ci-dessus.
R13.4 En cas d’absence inévitable, un membre du conseil d’administration élu aux termes de l’article 13.3.4 peut demander au président d’accepter que son représentant, habituellement le secrétaire de l’instance dirigée par le membre concerné, assiste à la réunion en qualité d’observateur. Ce représentant ne dispose pas du droit de vote.
R13.5 Les réunions d’autres instances de gouvernance ou professionnelles doivent être organisées selon des principes identiques à ceux énoncés aux articles 9.1 et 9.4 à 9.7. Des procédures plus simples et moins formelles peuvent être suivies.
[La composition du Comité exécutif est déterminée à l’article 14.8.1]
R14.1 Lors de la première réunion du conseil d’administration eu début de mandat, le président lance un appel à propsition de candidature auprès des membres du conseil d’administration pour pourvoir les deux postes élus au sein du comité exécutif.
R14.2 Chaque membre du conseil d’administration est habilité à proposer un candidat pour chacun des sièges.
R14.3 S'il n'y a qu'un candidat par siège, lesdits candidats sont déclarés élus.
R14.4 En cas de candidatures multiples pour chaque siège, un vote à bulletin secret est organisé par le secrétaire général. Les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix occupent les postes vacants.
R14.5 Si deux candidats ou plus recueillent un nombre égal de voix pour les derniers sièges vacants, d’autres votes à bulletin secret sont organisés. Si trois votes se succèdent sans parvenir à une décision, le président doit départager les candidats concernés.
R14.6 Les vacances fortuites des membres du comité sont remplacées par les candidats non retenus qui auront recueilli le nombre de voix le plus élevé lors des dernières élections.
R14.7 Si aucune personne concernée n’est disponible, le conseil d’administration détermine la méthode la plus adéquate pour occuper ces postes.
R15.1 Outre la composition du comité professionnel déterminée à l’article 14.9.1 des statuts, les présidents des comités CLM et FAIFE sont d’office membres non-votants. Le comité professionnel peut coopter un membre non-votant supplémentaire s’il le juge nécessaire, pour des raisons spécifiques et pour une période limitée.
R15.2 Le comité professionnel :
R15.2.1 contrôle le programme professionnel de l’IFLA et peut recommander au conseil d’administration la création, la dénomination, les objectifs et les missions ou la suppression d’unités de l’organisation telles que des divisions, des sections, des groupes d’intérêts spéciaux, des comités, des activités fondamentales etc. pour réaliser le programme professionnel défini par le conseil d’administration;
R15.2.2 détermine les procédures organisant le contenu professionnel du congrès mondial des bibliothèques et de l’information de l’IFLA, y compris l’ensemble de ses conférences satellites ;
R15.2.3 contrôle les programmes de publication de l’IFLA et fait le cas échéant des recommandations au conseil d’administration ;
R15.2.4 revoit les statuts et programmes des unités de l’organisation de manière ponctuelle, afin d’assurer leur adéquation aux missions et objectifs de l’IFLA.
R15.3 Le secrétaire général lance un appel à candidature pour le poste de président du comté professionnel en octobre de l’année qui précède la tenue des élections. Le mandat du président est de deux ans, non renouvelable.
R15.4 Les présidents et secrétaires des sections (les responsables des sections) peuvent proposer des candidats. Des candidats peuvent s’auto-désigner.
R15.5 Les candidats proposés pour les postes de président doivent être des présidents de division sortants dont le mandat expire à la fin du congrès qui suit l’élection.
R15.6 Les propositions de candidats doivent être faites avant la même date limite, établie par le secrétaire général, que pour toutes les autres propositions de candidats. Aucune proposition n’est acceptée après la date de clôture.
R15.7 Le secrétaire général doit obtenir pour chaque proposition de candidature les informations requises à l’article 11.7.
R15.8 Le secrétaire général prépare un vote par correspondance comprenant les noms des candidats de la même manière pour que les votes mentionnés à l’article 11.9.
R15.9 Le secrétaire général envoie les bulletins de vote par correspondance aux responsables de section selon le même calendrier que pour les votes par correspondance mentionnés à l’article 11.10.
R15.10 Le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de voix est déclaré élu. Si deux candidats ou plus recueillent le même nombre de voix le plus élevé, le président sortant a une voix prépondérante.
R15.11 Le président lance un appel à propositions de candidatures pour pourvoir les deux sièges du comité professionnel auprès des membres élus du conseil d’administration.
R15.12 Chaque membre élu au conseil d’administration est habilité à désigner un candidat parmi les membres élus du conseil pour chacun des postes.
R15.13 En cas de candidature unique pour chaque poste, lesdits candidats sont déclarés élus.
R15.14 En cas de candidatures multiples pour chaque poste, un vote à bulletin secret est organisé par le secrétaire général. Les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix occupent les postes vacants.
R15.15 Si deux candidats ou plus recueillent un nombre égal de voix pour les derniers sièges vacants, d’autres votes à bulletin secret sont organisés. Si trois votes se succèdent sans parvenir à une décision, le président doit départager les candidats concernés.
R15.16 En cas de vacance fortuite d'un poste de représentant élu au conseil d’administration ou au comité professionnel, il est occupé par le candidat non retenu ayant reçu le plus grand nombre de voix lors des dernières élections.
R15.17 Si aucune personne concernée n’est disponible, le conseil d’administration détermine la méthode la plus adéquate pour occuper ce siège.
R15.18 Les sièges rendus vacants pour cause de décès ou de démission de représentants des divisions siégeant au comité professionnel doivent être pourvus par les soins de la division concernée.
R15.19 Le comité professionnel doit tenir au moins deux réunions par an. L’une de ces réunions doit se dérouler pendant le congrès annuel.
R15.20 La réunion doit être annoncée au moins deux mois à l’avance par le secrétaire général. Toutefois, une réunion peut être organisée dans un intervalle plus réduit sur décision du président.
R15.21 Le quorum est constitué par la simple majorité des membres.
R15.22 Si le quorum n’est pas atteint, les décisions peuvent être prises conformément à la procédure indiquée à l’article 13.2, mutatis mutandis.
R15.23 Le président du comité professionnel conduit les réunions du comité. En son absence, elles sont conduites par le vice-président. En l’absence de ce dernier, l’assemblée élit un président de séance.
R15.24 Lors de la première réunion du comité professionnel récemment constitué, le président organise l’élection du vice-président, qui assure également la fonction de responsable des finances.
R15.25 En cas d’impossibilité du président de participer à une réunion du conseil d’administration, le vice-président ou, en l’absence de ce dernier, un autre membre désigné par le comité professionnel, représente le président au conseil d’administration.
R15.26 Le président peut proposer des fonctions spécifiques à certains membres du comité.
R16.1 Le secrétaire général est responsable de la direction stratégique et opérationnelle et de la gestion financière de la Fédération dans le cadre des politiques établies par l’assemblée générale et le conseil d'administration de l'IFLA.
R16.2 Le secrétaire général a le droit d’assister et de participer avec voix consultative à toutes les réunions de l’assemblée générale, du conseil d'administration de l'IFLA et du comité professionnel, à condition que son propre cas ne soit pas en discussion. Il ou elle n’a pas le droit de vote lors de ces réunions.
R16.3 Le secrétaire général recrute les autres membres du personnel nécessaire à un fonctionnement efficace et effectif de la Fédération et traite de tous les problèmes de personnel dans les limites du budget approuvé.
R16.4 Le conseil d'administration de l'IFLA détermine les conditions de service des personnels de la Fédération après avis du secrétaire général.
R17.1 Selon les décisions du comité professionnel, chaque division se compose de sections, de groupes de travail sur des sujets spéciaux, de programmes fondamentaux en rapport avec la division et de comités IFLA, afin de renforcer la communication entre les unités correspondantes.
R17.2 La fonction d’une division est de coordonner les activités professionnelles de ses membres et d’assurer une bonne communication entre les sections.
R17.3 Président de la division
Le secrétaire général envoie à tous les responsables des sections de chaque division un appel à propositions de candidatures pour le poste de président de la division. Les candidats doivent être des présidents ou secrétaires sortants des sections de la division correspondante ; ils peuvent encore être membres des comités permanents, mais ce n’est pas nécessaire.
R17.4 Les propositions de candidatures doivent être soumises en utilisant le formulaire envoyé par le secrétaire général. Elles doivent être envoyées avant la date limite annoncée, qui ne peut être fixée à moins de quatre mois après envoi de l’appel à candidature. Aucune proposition de candidature ne sera acceptée après la date limite.
R17.5 Les propositions de candidature doivent mentionner que le candidat accepte la candidature.
R17.6 Le secrétaire général doit obtenir de chaque candidat l’information demandée dans l'article 11.7.
R17.7 Le secrétaire général doit organiser un vote par correspondance pour chaque division contenant les noms des candidats pour cette division, comme dans les scrutins mentionnés dans l'article 11.9. Les responsables de section ne peuvent voter pour un candidat que pour la présidence de leur division.
R17.8 Le secrétaire général envoie les bulletins de vote à chaque responsable de section de chaque division en suivant le même calendrier que les scrutins postaux mentionnés dans l'article 11.10.
R17.9 Le candidat dans chaque division ayant reçu le grand nombre de voix est élu. S’il n’y a qu’un candidat pour un poste, celui-ci est élu.
R17.10 Si deux ou plusieurs candidats reçoivent le même nombre de voix, le président sortant de la division a voix prépondérante.
R17.11 Le mandat des présidents de division est de deux ans, non renouvelable.
R17.12 Le président de chaque division est membre du comité professionnel et du conseil d'administration de l'IFLA.
R17.13 Si le président ne assister à ces réunions, le secrétaire devient membre du comité professionnel et du conseil d'administration de l'IFLA pour le mandat en cours.
R17.14 Si aucun responsable de la division ne peut assister à ces réunions, une autre personne couramment impliquée ou qui a été récemment impliquée dans le travail de la division peut être désignée par le président. Cette personne doit être invitée à assister aux réunions du comité professionnel en observateur sans droit de vote.
R17.15 Lors de chaque congrès, le président de la division réunit les responsables, présidents et secrétaires de chaque section, les responsables des groupes de travail sur des sujets spéciaux, ainsi que le président du conseil consultatif de chaque programme fondamental rattaché à la division. Lors de ce forum des responsables, les participants discutent de différents sujets, partagent leurs opinions, font des suggestions pour les futurs congrès, et soulèvent leurs problèmes.
R17.16 Le président de la division organise l’élection du secrétaire de la division parmi les membres de ce forum des responsables lors de la première réunion.
R17.17 Le président de la division demande aux membres de la division les questions à soumettre au comité professionnel.
R17.18 Le président de la division rend compte à la division après chaque réunion du comité professionnel pour souligner les décisions importantes et les problèmes.
R17.19 Le président de la division prépare un bref rapport annuel sur les activités de la division, avant la réunion d’avril du comité professionnel.
R17.20 La majorité simple des membres du forum des responsables de la division constitue le quorum pour tout vote à cette réunion.
R17.21 Si le quorum n’est pas atteint, le président doit organiser une consultation des membres du forum par la poste ou par des moyens électroniques.
R17.22 En cas de vacance fortuite du poste de président ou de secrétaire d’une division, le candidat battu ayant reçu le plus grand nombre de voix à la dernière élection pour ce poste sera nommé à ce poste pour la fin du mandat. À la fin du mandat, cette personne peut, si elle est éligible, être proposée pour un nouveau mandat. Si aucun candidat n’est éligible, un des responsables de la division assume les fonctions jusqu’à la prochaine élection.
R17.23 Quand le poste de président ou de secrétaire est occupé par un nouvel élu, le responsable sortant doit faire tous ses efforts pour assure la continuité du travail de la division.
R17.24 chaque division peut créer des sections ou des groupes de travail sur des sujets spéciaux, avec l’approbation du comité professionnel.
R17.25 Les objectifs et missions des sections et des groupes de travail sur des sujets spéciaux sont définis par la division ou les divisions et doivent être approuvés par le comité professionnel.
R17.26 Un représentant de chaque groupe de travail sur des sujets spéciaux dans la division doit être invité au Forum des responsables de la division. Si le groupe relève de plusieurs divisions, les présidents de toutes les divisions concernées doivent les inviter à assister à leurs Forums respectifs.
R18.1 Les sections sont le cœur des activités professionnelles de la Fédération, spécialisées dans un certain type de bibliothèque ou de service d’information, dans un certain aspect de la bibliothéconomie ou dans une région géographique.
R18.2 Les sections sont créées en conformité avec l’article 16 des statuts, et aux articles 17.25 et 17.26 du règlement intérieur, à condition qu’un minimum de quarante membres de l’IFLA s’inscrivent à cette section dans un délai défini par le comité professionnel.
R18.3 chaque section est composée de membres, d’associés et d’organismes à statut consultatif, inscrits à cette section en conformité avec l'article 19. Si le nombre des membres de la section descend en dessous de quarante membres, le comité professionnel peut définir un délai pour atteindre ce nombre, sinon le comité peut supprimer la section, la fusionner avec une autre ou la transformer en groupe de travail sur des sujets spéciaux.
R18.4 chaque section a un comité permanent de plus de dix personnes et de moins de vingt personnes. Si une section n’arrive pas à élire un minimum de dix membres du comité permanent, le comité professionnel définit un délai pour atteindre ce nombre, sinon le comité professionnel peut supprimer la section, la fusionner avec une autre ou la transformer en un groupe de travail sur des sujets spéciaux.
R18.5 Personne ne peut être membre de plus d’un comité permanent, sauf si cette personne est aussi membre du comité permanent d’une section régionale en plus d’un autre comité permanent, ou, si elle est responsable d’un groupe de travail sur des sujets spéciaux, elle peut être aussi cooptée comme membre du comité permanent de la section qui patronne ce groupe.
R18.6 Les membres du comité permanent sont élus pour un mandat initial de quatre ans. Ils peuvent être réélus pour un nouveau mandat de quatre ans.
R18.7 Les membres du comité permanent sont proposés et élus par les membres qualifiés de la section.
R18.7.1 Pas plus de deux membres d’un comité permanent régional peuvent résider hors de la région concernée.
R18.8 chaque membre qualifié d’une section est invité par le secrétaire général à proposer un candidat et un seul pour l’élection à un poste vacant du comité permanent.
R18.9 chaque candidat à l’élection doit être proposé par au moins un membre qualifié.
R18.10 Les propositions de candidatures écrites doivent être signées par l’autorité compétente du membre proposant et atteindre le secrétaire général avant la date limite indiquée dans l’invitation. Cette date ne peut être fixée à moins de trois mois après l’envoi de l’invitation.
R18.11 Les propositions de candidatures doivent confirmer que le candidat :
R18.11.1 parle au moins une des langues de travail de la Fédération, et
R18.11.2 peut assister aux réunions du comité permanent sans frais pour la Fédération.
R18.12 Les propositions de candidature doivent être accompagnées de :
R18.12.1 une attestation du candidat proposé indiquant qu'il accepte sa candidature, et
R18.12.2 un bref résumé des qualifications du candidat et sa situation présente.
R18.13 Le personnel de la Fédération [voir définition] ne peut être éligible aux comités permanents.
R18.14 Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes vacants, un vote par correspondance a lieu à temps pour permettre aux candidats élus d'assister à la prochaine réunion normale du comité permanent.
R18.15 Le nombre maximum de membres du comité permanent peut être augmenté, malgré l'article 18.4, pendant un intervalle de deux ans par moins de 10%, à la discrétion du président du comité professionnel, pourvu que le total des nouveaux membres n’excède pas deux.
R18.16 Une liste des candidats, classée par ordre alphabétique des noms de famille ou des noms préférés, sera envoyée avec le bulletin de vote.
R18.17 Les membres qualifiés de la section ou des sections concernées peuvent voter pour autant de candidats que de postes vacants.
R18.18 Les bulletins de vote doivent être renvoyés au secrétaire général avant la date limite annoncée, qui ne peut être fixée à moins de huit semaines après leur envoi.
R18.19 Le secrétaire général est responsable du dépouillement des bulletins de vote.
R18.20 La totalité des bulletins de vote doit être conservée au secrétariat de l’IFLA six mois au moins après la fin de l’élection et doit être disponible pour toute inspection demandée.
R18.21 Les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix sont déclarés élus dans la limite du nombre de postes vacants, sauf si plus de deux membres d’une section régionale résident hors de la région concernée.
R18.22 Si deux candidats ou plus obtiennent le même nombre de voix pour le dernier poste vacant, une nouvelle élection est organisée entre ces deux candidats à la prochaine réunion du comité permanent.
R18.23 Les résultats des élections sont publiés dans un organe officiel de la Fédération.
R18.24 En cas de vacance fortuite parmi les membres élus du comité permanent, le candidat battu ayant reçu le plus grand nombre de voix à la dernière élection pour le comité permanent remplace le membre absent pour la fin de son mandat.
À la fin de son mandat, la personne concernée peut être proposée comme candidat à l’élection normale du comité permanent.
R18.25 Si aucun candidat n’est disponible, le président du comité permanent peut coopter une personne pour occuper le poste vacant jusqu’à la fin du mandat. À la fin du mandat, la personne peut être proposée comme candidat à l’élection normale du comité permanent.
R18.26 Tout membre du comité permanent qui n’assiste pas à deux réunions consécutives du comité sans raison valable est supposé avoir démissionné. Son poste vacant est alors occupé conformément aux articles 18.24 et 18.25.
R18.27 Les candidats élus prennent leurs fonctions à la fin du congrès qui suit immédiatement les élections. Cependant, seuls les membres dont le mandat de deux ans commencent à la fin du congrès peuvent proposer un candidat, être candidats et voter pour l’élection des responsables de la section lors de ce congrès en conformité avec l'article 18.32.
R18.28 Ils sont élus à titre personnel. Ils ne représentent plus les membres qui les ont proposés ni leur employeur ni toute autre affiliation.
R18.29 Les directeurs des bureaux régionaux nommés par le conseil d'administration de l'IFLA sont membres ex-officio, sans droit de vote, du comité permanent de la section régionale correspondante. Ils ne peuvent être élus président ou secrétaire.
R18.30 Les comités permanents peuvent recruter jusqu’à cinq membres correspondants pour servir d’experts de pays ou de zones géographiques qui ne seraient pas, sinon, représentées, ou pour apporter une expertise dans un domaine particulier. Ces experts seront recrutés pour un mandat de deux ans, renouvelable pour un nouveau mandat de deux ans selon la décision du président.
R18.31 Les membres correspondants peuvent participer aux réunions du comité permanent et y prendre la parole, mais n’ont pas le droit de vote. Ils ne participent pas au quorum.
R18.32 chaque comité permanent doit élire pendant le congrès annuel, parmi ses membres, un président et un secrétaire, qui sont les responsables de la section. Les membres résidant hors de la section régionale ne sont pas éligibles aux fonctions de président et de secrétaire de cette section. Ils représentent le comité permanent de la section au Forum des responsables de la division à laquelle appartient la section.
R18.33 Le mandat des responsables de section est de deux ans. Ils peuvent être réélus pour un deuxième mandat consécutif de deux ans, à condition qu’ils soient toujours membres du comité permanent pour cette période.
R18.34 Seuls les membres du comité permanent peuvent proposer des candidats pour ces postes. Chaque membre du comité permanent peut proposer un candidat pour chaque poste.
R18.35 S’il n’y a qu’un candidat proposé pour une fonction, ce candidat est déclaré élu. S’il y a plusieurs candidats, un vote à bulletin secret est organisé. Le candidat ayant reçu le plus grand nombre de voix est déclaré élu. Si deux ou plusieurs candidats obtiennent le même nombre de voix, le vote à bulletin secret sera répété pour départager les candidats.
R18.36 Quand le poste de président ou de secrétaire est occupé par une personne nouvellement élue, l’ancien responsable doit faire tout son possible pour assurer une parfaite continuité dans le travail de la section.
R18.37 Les comptes du comité permanent de la section doivent être tenus conformément aux articles exigées par les contrôleurs financiers de la Fédération. Ils doivent montrer la totalité des fonds reçus et dépensés par le comité, y compris les fonds reçus de sources extérieures.
R18.37.1 Si la section organise une réunion satellite ou une conférence pour laquelle des frais d’inscription ou un soutien financier extérieur sont reçus, les recettes de l’événement, moins les dépenses, doivent être retournées au fonds central de la Fédération, accompagnées d’un rapport financier. La section peut suggérer une utilisation particulière de ces fonds.
R18.37.2 en cas de dissolution d’une section, tous les fonds non dépensés doivent retourner au fonds central de la Fédération, sauf les fonds reçus d’une agence extérieure, qui doivent être retournés à cette agence sauf autorisation contraire.
R18.38 Le trésorier doit respecter les règles financières pour présenter le budget de la section , demander le remboursement des fonds demandés dans leur budget et retourner les fonds non dépensés au fonds central de la Fédération ou, en cas de fonds reçus d’une agence extérieure, à cette agence. Les procédures financières doivent être conformes aux règles demandées par les contrôleurs financiers de la Fédération.
R18.39 Le conseil d'administration de l'IFLA, peut, sur recommandation du comité professionnel, révoquer un responsable de section si, dans l’opinion d’une majorité des membres du comité professionnel, ce responsable ne remplit correctement ses devoirs. Ne pas envoyer les documents demandés au secrétaire général, ou négliger le travail de la section sont considérés comme tels. Avant de prendre une telle décision, le conseil d'administration de l'IFLA doit consulter le comité permanent et le Forum des responsables concernés, et donner au responsable la possibilité d’expliquer la situation par écrit au conseil d'administration de l'IFLA.
R18.40 Lorsqu’un responsable de section est révoqué de sa fonction, le comité permanent doit élire un remplaçant pour la fin du mandat. Cette élection ne peut empêcher le responsable élu d’être éligible pour un mandat normal.
R18.41 chaque comité permanent doit se réunir au moins une fois par an au cours du congrès annuel de la Fédération.
R18.42 Le président peut convoquer d’autres réunions, ou si au moins cinq membres du comité permanent demandent au président par écrit de tenir une réunion. De telles réunions peuvent être tenues par des moyens électroniques.
R18.43 Si le quorum n’est pas atteint, le président doit organiser une consultation des membres par la poste ou par des moyens électroniques.
R18.44 Les missions et objectifs de chaque section sont définis et coordonnés par son comité permanent, et exécutés dans les limites du budget approuvé.
R18.45 chaque section doit développer un programme, réaliser des projets et organiser des réunions afin de mettre en œuvre ses missions et objectifs.
R18.46 chaque section doit tenir les membres et les associés inscrits à la section informés du planning et des progrès de ses activités.
R18.47 chaque section peut établir des groupes de travail sur des sujets spéciaux soit toute seule soit en coordination avec d’autres sections.
R18.48 chaque section fait en sorte que toute information dont la division à laquelle elle appartient a besoin pour la réalisation de ses tâches, lui parvienne rapidement, y compris le rapport annuel.
R19.1 Les membres et les membres associés de la Fédération ont le droit de s’inscrire à une section.
Le conseil d'administration de l'IFLA détermine à combien de sections les membres et les associés peuvent s’inscrire sans frais, compte tenu des chiffres minimum suivants :
R19.1.1 Tous les membres sauf les membres honoraires ont le droit de s’inscrire à deux sections au moins sans frais supplémentaires.
R19.1.2 Les membres honoraires ont le droit de s’inscrire à une section sans frais supplémentaires.
R19.1.3 Les membres associés ont le droit de s’inscrire à une section sans frais supplémentaires.
R19.2 Un droit supplémentaire, fixé par le conseil d'administration de l'IFLA, est demandé pour l’inscription à toute section supplémentaire au delà de l'article 19.1.
R19.3 Les membres et les associés situés dans des régions pour lesquelles une section régionale spécifique existe y sont inscrits gratuitement en plus du nombre fixé dans l'article 19.1.
R19.4 Toutes les associations membres sont inscrites gratuitement à la section sur la gestion des associations de bibliothécaires, en plus du nombre fixé dans l'article 19.1.
R19.5 L’inscription à une section apporte les droits et bénéfices suivants :
R19.5.1 le droit de présenter et d’élire un candidat au comité permanent de la section et le droit de voter dans les réunions de la section ;
R19.5.2 le droit de participer aux, et de bénéficier des, activités professionnelles de la section et de la division à laquelle appartient la section, y compris la réception de publications gratuites et l’inclusion sur la liste d’adresses de la section.
R19.6 L’inscription à une section est, à la fin de l’année, automatiquement prolongée d’une année si le paiement de la cotisation à l’IFLA est fait, sauf si le membre écrit au secrétaire général qu’il demande un changement.
R19.7 Les nouvelles inscriptions et les changements doivent être acceptés par le secrétaire général tout au long de l’année, sous réserve du paiement de droits supplémentaires.
R20.1 Des groupes de membres de l’IFLA, ou de représentants de membres de l’IFLA, peuvent établir des groupes de travail sur des sujets spéciaux pour étudier des questions nouvelles, des tendances ou des problèmes intéressant un petit nombre de membres de l’IFLA. Les groupes de travail sur des sujets spéciaux rassemblent les membres de l’IFLA ayant une préoccupation commune et permanente qu’ils veulent discuter ou explorer, mais qui n’est pas comprise dans les missions et objectifs des sections actuelles. Cette préoccupation peut recouper les préoccupations de plusieurs sections, concerner et suivre un problème émergent, être très spécialisée ou étroite et n’intéresser qu’un petit nombre de membres.
R20.2 Un groupe de travail sur des sujets spéciaux peut exister en tant que groupe virtuel ou en tant que groupe réel qui se réunit lors du congrès annuel de l’IFLA.
R20.3 Le responsable du groupe de travail sur des sujets spéciaux peut être soit une personne intéressée soit les responsables de la section. Cependant, le responsable du groupe de travail sur des sujets spéciaux doit être employé par une association membre, par un membre institutionnel ou être membre d’une association membre à jour de ses cotisations.
R20.4 Le mandat du responsable d’un groupe de travail sur des sujets spéciaux est de deux ans après la première réunion, renouvelable une fois par le comité permanent de la section.
R20.5 Pour tenir une réunion préparatoire à l’établissement d’un groupe de travail sur des sujets spéciaux, un responsable doit soumettre une pétition au comité professionnel signée par dix personnes qui ont l’intention de participer à ce groupe de travail, demandant une réunion au prochain congrès en invitant des personnes afin de vérifier si l’intérêt est suffisant.
R20.6 Pour former un groupe de travail sur des sujets spéciaux, le responsable doit soumettre au comité professionnel une demande, signée par vingt cinq personnes qui ont l’intention de participer à ce groupe de travail, d'établir un groupe de travail sur des sujets spéciaux dans la section qui a accepté de le parrainer. Le groupe de travail sur des sujets spéciaux doit être mentionné dans le plan stratégique de la section.
R20.7 Dans des circonstances exceptionnelles (quand un groupe de travail sur des sujets spéciaux ne peut trouver une section pour le patronner, un nouveau groupe de travail sur des sujets spéciaux peut être patronné par une division pour une période de deux ans au maximum.
R20.8 Avant de donner son approbation, le comité professionnel doit s’assurer que les questions à discuter :
R20.8.1 correspondent aux valeurs, aux priorités professionnelles et aux plans stratégiques de l’IFLA ;
R20.8.2 n’entrent pas en conflit avec la mission d’une unité professionnelle de l’IFLA ;
R20.8.3 correspondent aux objectifs de la section qui le patronne.
R20.9 Les groupes de travail sur des sujets spéciaux sont créés pour un mandat initial de quatre ans. La section qui le patronne passera en revue le groupe de travail sur des sujets spéciaux tous les quatre ans pour décider de le confirmer ou de le supprimer et rendra compte de sa décision au comité professionnel. Si une section veut supprimer un groupe de travail, ce groupe peut faire appel auprès du comité professionnel, qui rendra la décision finale. Il n’y a pas de fin exigée pour un groupe de travail sur des sujets spéciaux.
R20.10 Si le responsable n’est pas un membre élu du comité permanent de la section qui le patronne, il/elle devient membre ex-officio pendant son mandat de responsable.
R20.11 Les responsables des groupes de travail doivent assister, pendant tous les congrès, à tous les comités permanents de la section qui les patronne pendant leur mandat et rendre compte des activités du groupe. Les activités du groupe de travail sur des sujets spéciaux doivent être mentionnées dans le rapport annuel de la section.
R20.12 Les fonds nécessaires au groupe de travail sur des sujets spéciaux proviennent du budget de la section ; cependant un groupe de travail sur des sujets spéciaux peut demander des fonds spéciaux pour un projet si la section approuve la demande.
R20.13 Le secrétaire général prévoira un créneau de deux heures au maximum pour la réunion des groupe de travail sur des sujets spéciaux qui veulent se réunir pendant le congrès mondial des bibliothèques et de l'information. Ce créneau pourra être utilisé pour une réunion informelle ou un programme organisé. Si un programme est souhaité, il doit être soumis au comité permanent de la section qui le patronne pour faire partie du processus d'approbation du programme du comité professionnel et doit suivre les règles correspondantes.
R20.14 Les réunions des groupe de travail sur des sujets spéciaux sont ouvertes à tous les congressistes.
R20.15 Les responsables du groupe ont la charge d'annoncer le sujet de la réunion, de demander une salle au secrétaire général selon le même processus que les autres programmes et de convoquer le groupe dans le créneau attribué.
R20.16 Les sujets abordés par les groupe de travail sur des sujets spéciaux figureront dans le programme du congrès. L'annonce des réunions peut être signalée sur le site WEB de l'IFLA et publiée dans la Newsletter de la section qui patronne le groupe.
R20.17 Les groupe de travail sur des sujets spéciaux ne peuvent établir des liens avec des organismes extérieurs à l'IFLA.
R21.1 Le conseil d'administration peut, de temps en temps, définir des domaines d'activité comme programmes fondamentaux et s'entendre avec les institutions et organismes appropriés pour demander leur soutien.
R21.2 chaque programme fondamental a un organe de direction connu sous le nom de conseil consultatif. Le conseil d'administration élit un de ses membres pour siéger au conseil consultatif.
R21.3 Les nouveaux et les anciens conseils consultatifs qui ne l'ont pas encore fait doivent définir leurs missions et objectifs qui doivent être approuvés par le conseil d'administration de l'IFLA.
R21.4 Le conseil d'administration peut, après consultation avec le conseil consultatif concerné, dissoudre un programme fondamental.
Le secrétaire général doit renvoyer toute contestation sur l'interprétation de ce règlement intérieur au conseil d'administration pour décision. Le comité exécutif doit aussi décider pour toutes les procédures qui ne sont pas prévues dans ce règlement. En cas d'inconsistance entre le règlement intérieur et les statuts, les statuts prévalent.