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Au congrès de l'IFLA à Bangkok (1999), le groupe de travail sur la révision des Statuts et du règlement intérieur de l'IFLA a présenté un document qui contenait 13 recommandations. Une en particulier, la n°12, recommandait la dissolution de la Division 8. La base de la recommandation visait à " intégrer " les activités de la Division 8 avec celles des sept autres divisions et ainsi à dissoudre cette division. Cette recommandation a rencontré une forte opposition de la part des membres à l'assemblée générale. Il en résulta que toutes les recommandations sauf cette dernière furent approuvées par l'assemblée générale et ainsi forment la base de la révision des statuts de l'IFLA.
Après le congrès de l'IFLA, le Bureau exécutif a nommé un Groupe consultatif pour examiner les questions soulevées au sujet de la Division 8. Le Groupe consultatif a travaillé via la messagerie électronique depuis janvier 2000 et présente ce document à être discuté par l'assemblée générale de l'IFLA à Jérusalem. À cet effet, le document de discussion comporte les sujets suivants :
Sur les sept recommandations faites par le Groupe consultatif, trois en particulier ressortent. Elles consistent à ce que :
Marjorie E. Bloss (USA), Présidente
Peter Hegedus (Hongrie)
Derk Law (Écosse, Royaume-Uni)
Sissel Nilsen (Norvège)
Kay Raseroka (Botswana)
Adolfo Rodriguez (Mexique)
Jianzhong Wu (Chine)
Au congrès de l'IFLA à Bangkok (1999), le groupe de travail sur la révision des Statuts et du règlement intérieur de l'IFLA a présenté un document qui contenait 13 recommandations. Une en particulier, la n°12 , recommandait la dissolution de la Division 8. La base de la recommandation visait à " intégrer " les activités de la Division 8 avec celles des sept autres divisions et ainsi à dissoudre cette division. Cette recommandation a rencontré une forte opposition de la part des membres de l'assemblée générale. Il en résulta que toutes les recommandations sauf cette dernière furent approuvées par l'assemblée générale et ainsi forment la base de la révision des statuts de l'IFLA.
Après la conférence de l'IFLA, le Bureau exécutif a nommé un Groupe consultatif pour examiner les questions soulevées au sujet de la Division 8. Le Groupe consultatif comprend :
Marjorie E. Bloss (USA), Présidente
Peter Hegedus (Hongrie)
Derk Law (Écosse, Royaume-Uni)
Sissel Nilsen (Norvège)
Kay Raseroka (Botswana)
Adolfo Rodriguez (Mexique)
Jianzhong Wu (Chine)
Sally Mac Callum (USA) et Warren Horton (Australie) interviendront comme personnes-ressources.
Dans ses délibérations, le Groupe consultatif a constaté que l'essentiel était de créer une structure au sein de laquelle les gens puissent participer quelle que soit leur localisation géographique. Nous voulons réduire les barrières en reconnaissant que nous pouvons tous apprendre les uns des autres. Nous reconnaissons le besoin et la valeur de la structure régionale de l'IFLA qui leur permet en même temps aux gens de ces régions de participer aux autres programmes professionnels de l'IFLA. Aussi, le Groupe consultatif a déterminé que le plus efficace serait d'examiner d'abord l'existant. Après, nous déterminerons ce qui fonctionne ou pas. De là, nous pourrons alors faire des recommandations basées sur les points forts, visant à réduire les faiblesse et qui créent de nouveaux mécanismes. Cela n'a aucun sens d'établir un programme si les gens qu'il vise n'y adhèrent pas.
En conséquence, la dissolution de la Division 8 ne fait pas partie des recommandations du Groupe consultatif.
À l'instar du Groupe de travail sur la révision des Statuts et du règlement intérieur de l'IFLA, notre groupe reconnaît que nous vivons dans un monde en évolution constante. Finalement nous admettons le besoin de réexaminer et de revisiter la structure de l'IFLA en tenant compte de la Division 8, des centres régionaux et du programme ALP. C'est un processus permanent qui doit apporter des changements destinés à maintenir une organisation vivante et une structure sensible aux besoins de ses membres.
Le Groupe consultatif recommande que les membres de la Division 8, les Bureaux régionaux, le programme ALP et des représentants sélectionnés (anciens présidents du Bureau Professionnel, administrateurs des Programmes fondamentaux) revoient, redéfinissent et proposent à la Division 8 une structure organisationnelle la plus efficace possible. Les personnes de la Division 8 sont les plus à même d'évaluer leurs besoins, de les identifier et de faire les recommandations appropriées. Ceci ne doit pas être pour autant interprété comme un manque d'intérêt de la part de l'IFLA mais au contraire comme un moyen de donner aux membres les plus actifs de la Division 8 l'occasion de définir la structure organisationnelle la plus efficace pour leur participation active à l'IFLA. De plus, le Groupe consultatif est tout à fait conscient du fait que dune région à l'autre et selon les besoins la façon de travailler change et que chaque région doit pouvoir décider de ses activités dans un cadre général.
L'implication de l'IFLA dans les groupes régionaux a débuté en 1971, quand le Groupe de travail pour les pays en voie de développement vit le jour. Ce Groupe de travail devait permettre aux professionnels des PVD d'intervenir dans les activités de l'IFLA et de répercuter dans les PVD les programmes de l'IFLA les concernant. Ceci était particulièrement important à un époque où l'IFLA tenait ses Congrès en Europe et en Amérique du Nord. En 1975, le Bureau Exécutif accepta de remplacer ce Groupe de travail par 3 groupes régionaux : Afrique, Amérique latine et Caraïbes, Asie. En 1976, les 3 groupes se réunirent pour former la Division pour les activités régionales. En 1984, et pour plus d'efficacité, les représentants régionaux se réunirent pour restructurer les Sections régionales. Un document en résulta : « Les 25 points essentiels ». Le groupe recommandait une structure sous-régionale pour chacune des sections et un comité permanent de 10 membres comprenant un nombre égal de membres représentant chaque sous-région. Il proposait l'instauration de Bureaux régionaux avec des responsables régionaux et établissait l'adhésion implicite des sections ainsi que des règles de participation aux Comités permanents régionaux et au Bureau de coordination de la division.
La structure sous-régionale fut la suivante :
Asie et Océanie
Asie du Sud Est
Asie du Sud
Asie centrale et orientale
Océanie
Pays arabophones de la région
(En mai 2000, on compte 298 membres vivant dans la région et 316 membres inscrit dans la Section régionale)
Afrique
Afrique au Nord du Sahara
Pays francophones d'Afrique occidentale
Pays anglophones d'Afrique occidentale
Pays francophones d'Afrique centrale
Pays anglophones d'Afrique orientale
Pays arabophones d'Afrique du Nord
(En mai 2000, on compte 116 membres vivant dans la région et 134 membres inscrit dans la Section régionale)
Amérique latine et Caraïbes
Pays du Consur (Cono del Sur/Pointe du Sud)
Brésil
Pays andins
Pays des Caraïbes
Pays du Centre et du Nord
(En mai 2000, on compte 129 membres vivant dans la région et 149 membres inscrit dans la Section régionale)
Le Bureau exécutif de l'IFLA a décidé de renforcer son intérêt et ses programmes au sein des groupes régionaux en créant le programme fondamental ALP intitulé « Avancement pour les bibliothèques dans le tiers-monde ». Les activités de ce programme furent d'abord intégrées dans le programme à moyen-terme 1986-1991. Avec la coordination du Secrétariat général de l'IFLA, il y eut une tentative de mettre en oeuvre les programmes ALP via la structure des Comités permanents régionaux et des Bureaux régionaux. Cette approche fut un échec pour diverses raisons : ressources humaines incapables de proposer un projet générateur de source de financement, budgets limités, et manque de coordination entre les régions et le Secrétariat général. C'est seulement quand un secrétariat permanent pour le programme fondamental ALP fut établi à l'Université d'Uppsala (Suède) en 1991 et que de nouvelles sources de financement émanant des agences d'aide scandinaves furent trouvées que le Programme ALP fit un réel progrès. Il répondit ainsi aux critiques sur son efficacité formulées à l'époque.
En 1997, dans une tentative de régler les problèmes de communication et de coordination au sein de la région, le Bureau exécutif examina une proposition de modification du Règlement intérieur. Il s'agissait de traiter les Comités permanents régionaux (CPR) de la même manière que les non-régionaux et de modifier la composition des CPR. Il était proposé de passer de 10 à 20 membres afin d'élargir les contributions et de donner leur chance aux nouveaux membres.
Bien que l'ALP , la Division 8 et les Bureaux régionaux soient les initiateurs, on sait que les groupes de l'IFLA tels que les programmes fondamentaux et les Comités permanents ont été d'une aide précieuse pour discuter des activités, projets et problèmes des régions.
Le fonctionnement administratif des 3 sections régionales dans les 10 années passées a été assisté grâce aux mesures prises par l'IFLA pour soutenir la Division. Ceci comprend l'installation des Offices régionaux, les emplois permanents de Responsables régionaux, et l'allocation de budgets pour permettre aux Comités permanents de se retrouver en dehors de la Conférence annuelle. Les sections régionales ne sont pas différentes des autres groupes professionnels de l'IFLA dans le sens où de nombreuses activités ont été menées à terme avec succès grâce au leadership et à une forte vision individuelle. Des partenariats fructueux , par exemple celui entre les responsables des sections et les Bureaux régionaux ou entre les responsables des sections et le personnel du programme fondamental ALP, ou encore entre la Division 8 et les autres programmes fondamentaux et les Divisions 1 à 7.
La politique du secrétariat général de l'IFLA cherche à promouvoir l'influence professionnelle de l'IFLA sur l'activité professionnelle de tous les pays de la Division 8. Le S.G. de l'IFLA encourage une implication plus grande des membres régionaux et fournit l'occasion aux nouveaux membres de participer au travail des Comités Régionaux permanents. Posons les questions suivantes : quelle est la représentativité des Comités permanents régionaux au sein de la profession ou des membres de l'IFLA dans les pays de ces régions ? La structure actuelle est-elle efficace ou d'autres structures auraient-elles pu l'être plus encore ?
Les Comités permanents régionaux tiennent leur réunion annuelle dans leur propre région. Ces dernières années, pour économiser les dépenses, ces réunions eurent lieu en même temps que les ateliers ou séminaires. Les Comités permanents régionaux conçoivent les lignes directrices du développement des programmes, dans chaque région, et proposent ou approuvent les projets. Tous les projets proviennent de la région et passent par les CPR. Le programme ALP travaille en étroite collaboration avec les Bureaux régionaux de l'IFLA et les Comités permanents dans la planification, le développement et l'exécution des projets et activités. Ces groupes devraient évaluer comment les résultats des réunions pourraient aider au mieux les relations de travail mutuelles. Ainsi, il serait utile de définir clairement les rôles, responsabilités et fonctions des Comités permanents régionaux, du programme ALP, des Bureaux régionaux, et du Bureau de coordination de la division 8.
Les 9 membres du Comité consultatif ALP (présidents et secrétaires des 3 sections régionales et responsables des Bureaux régionaux de l'IFLA) se sont retrouvés à Uppsala pendant 1 semaine en 1994, 96 et 98. La prochaine réunion aura lieu à Uppsala à la fin du mois d'octobre 2000. Pendant ces réunions, les Comités évaluent les projets en courts et achevés, ils prévoient les activités sur des périodes de 2 ans.
Les ressources financières de l'ALP, des CPR et la participation aux différentes réunions (telles que le Comité consultatif de l'ALP et le Bureau professionnel) proviennent de sources variées. En conséquence, il est difficile d'en calculer le montant précis.
Le budget total de l'IFLA (800.000 $ US) alloue un peu moins de 10% (77.000 $ US) aux Bureaux régionaux, à l'ALP et à la Division 8. (Les Bureaux régionaux reçoivent actuellement 15.000 ou 45.000 $US annuels. L'ALP a reçu 27.500 $US des fonds pour les programmes fondamentaux en 2000. La Division 8 reçoit 4.500 $US. Ceci exclue les « financements pour les grands projets de l'IFLA » ou l'aide apportée par d'autres Divisions ou Sections.)
L'ALP et les Bureaux régionaux reçoivent en nature le soutien de leur institution d'accueil. Bien que la valeur monétaire totale de ce soutien soit difficile à identifier , elle est d'importance significative. Ainsi, le budget de l'ALP pour 1999 était de 558.219 $US. L'ASDI (Agence suédoise de développement de l'information) donne environ 6.000 $US par an (18.000 au total) à chaque Bureau régional pour fonctionner. Enfin, la Division 8 peut aussi bénéficier de fonds pour les petits et grands projets et de fonds administratifs donnés par le Bureau professionnel, au même titre que les divisions 1 à 7. Le Bureau professionnel alloue des fonds pour les projets dans sa réunion de novembre/décembre et ensuite revoit les projets en mars. La Division 8 est représentée à ces réunions et a ainsi une influence directe sur cette procédure.
L'ALP est l'agent qui administre les fonds des projets pour le compte des Bureaux régionaux. La recherche de financement, la production de rapports sur les projets etc. font partie intégrante de cette fonction. Les bulletins de candidature sont envoyés au bureau de l'IFLA de la région concernée. Ils parviennent ensuite au Comité consultatif régional pour être chiffrés et évalués. Si le projet est approuvé, l'ALP cherche un financement, le cas échéant. Les organisations et institutions locales ainsi que le CPR mènent à terme le projet. C'est ainsi qu'on peut dire qu'il n'y a pas de projet ALP en soi.
Il est évident que des fonds complémentaires sont nécessaires pour réaliser les activités voulues. Ceci est vrai non seulement dans les régions mais au sein de l'IFLA et dans toutes les bibliothèques, leurs organisations, associations et institutions partenaires. L'objectif fiscal essentiel est en conséquence d'assurer un soutien financier équitable aux programmes pour tous les groupes de l'IFLA.
L'IFLA a aidé de manière substantielle les pays situés dans les groupes régionaux, leur donnant une structure stable pour la promotion de sa politique de stimulation du développement de la profession dans le monde. Depuis les années 1980, l'IFLA a tenu avec succès des Congrès dans les PVD ou dans le Tiers-monde. De nombreuses réunions, conférences et ateliers sur des sujets d'actualité traitant avec expertise de sujets précis ont eu lieu avec les groupes régionaux, hors congrès de l'IFLA. L'IFLA s'est montrée une force présente dans ces domaines. Elle a aussi prouvé son intérêt pour la promotion des sciences de l'information et des bibliothèques dans ces régions en créant l'ALP, un Programme fondamental spécifique à ces questions,. De plus, des Bureaux régionaux pour maintenir ce soutien à la bibliothéconomie se sont créés. L'IFLA a étendu ses centres d'intérêt aux droits fondamentaux de la disponibilité de l'information pour tous en créant le Comité pour le libre accès à l'information et la liberté d'expression (FAIFE) et le Comité pour le copyright (CLM). Aussi important que soient ces comités pour l'IFLA dans leur ensemble, ils sont surtout intéressants pour les groupes régionaux. Enfin, l'IFLA ne travaille pas seule dans son coin. Elle touche d'autres organisations ayant des intérêts communs et fournit ainsi un réseau qui soutient ses membres.
Certains points forts de l'IFLA peuvent aussi être considérés comme des faiblesses. L'IFLA a souvent la réputation d'être , d'un point de vue géographique, une organisation européenne et nord-américaine, et de se consacrer aux bibliothèques nationales et universitaires, ainsi qu'aux associations. On a pu la traiter de paternaliste dans son action de son soutien aux pays formant les groupes régionaux. De même, certains se sont élevés contre le fait que trop d'attention était consacrée aux groupes régionaux. Il est clair que toute nouvelle action sera lancée en s'efforçant d'équilibrer financement et ressources pour améliorer globalement l'organisation, tâche délicate s'il en est.
Le monde a connu d'énormes changements économiques, politiques et sociaux au cours de la décennie précédente. Ces changements ont accentué les difficultés et le caractère inadéquat du regroupement par pays, y compris pour les 3 groupes régionaux de l'IFLA. Ces " faiblesses " sont bien évidemment indépendantes de l'IFLA. Il est pourtant important que l'IFLA reconnaisse la nécessité de réexaminer la définition des groupes régionaux ainsi que la redéfinition de ces groupes au sein de la structure de l'IFLA quand c'est possible. Ceci est particulièrement vrai vu la grande étendue géographique de ces régions et le nombre relativement réduit de membres et participants à l'IFLA venant de ces régions. Il faudrait, dans l'idéal, plus de régions couvrant des aires géographiques plus réduites. Comme toujours, des implications financières seraient à considérer si l'on augmentait le nombre de régions. Si l'on suit une telle recommandation, elle ira contre le budget de programmation de l'IFLA.
Au cours des années, des individus ont échangé leur point de vue concernant la Division 8. Les commentaires ci-dessous reflètent ces avis. On peut les regrouper sous trois chapitres :
- Situations propres aux Groupes régionaux
- Structure de l'IFLA
- Financement
4.1.1. Les membres des groupes régionaux ne représentent qu'un faible pourcentage des adhérents à l'IFLA ; les responsables des CPR sont ainsi eux-mêmes issus d'un très petit nombre de participants. Ceci est aussi vrai du recrutement de personnel pour ces CPR. De plus, l'influence (leadership) au sein des groupes régionaux est inégale rendant ainsi difficile l'expression des voix au niveau de la région, sans parler même de la Fédération.
4.1.2. Souvent des outils de base, d'accès évident pour certains, ne sont pas présents au sein des groupes régionaux. Il en est ainsi d'une infrastructure indigente pour les télécommunications, de faiblesses dans les organisations professionnelles, des technologies insuffisantes.
4.1.3. Dans certains pays, on manque totalement de connaissances et de compétences dans de nombreux domaines inhérents à la pratique du Service d'information et de bibliothèque. Les idées et initiatives nouvelles manquent, et de fait on doit ouvrir des esprits conservateurs. On peut partiellement attribuer cela au fait que les priorités sont différentes au sein des groupes régionaux.
4.1.4. De nombreux membres des comités des divisions 1 à 7 ignorent les activités des groupes régionaux. Ils ne voient que rarement les rapports de réunions ou les bulletins d'information de ces régions. Ce manque de compréhension est donc réciproque.
4.1.5. On a signalé à plusieurs reprises le décalage entre la définition des " groupes régionaux " par l'IFLA et les changements géopolitiques des années récentes. Il en est ainsi des perceptions culturelles et de la force économique croissante de certains pays au sein de groupes régionaux précis.
4.1.6. En sus des changements géopolitiques et de l'étendue des zones géographiques incluant chaque groupe régional, les nombreuses langues parlées au sein d'un même groupe régional peuvent constituer une barrière supplémentaire. Ainsi, dans la Division 8, Section Amérique Latine et Caraïbes, on compte 4 langues principales : l'espagnol, le portugais, l'anglais et le français.
5.1. La relation exacte entre l'ALP, les Bureaux régionaux et les membres des CPR doit être définie plus clairement au niveau de la structure, du financement et des activités de programmation. La structure en place actuellement à l'IFLA doit être revue, clarifiée et selon toute vraisemblance rationalisée. Ceci pourra comprendre les modes d'attribution et de financement de ces groupes.
L'IFLA est souvent perçue comme un organisme bureaucratique. Les changements y apparaissent difficiles et pesants. Un des objectifs principaux du Groupe de travail sur la révision des statuts et du règlement intérieur est d'améliorer la flexibilité de l'IFLA. Cet objectif s'applique aussi lorsqu'on cherche à améliorer les relations entre et au sein de l'IFLA, l'ALP, la Division 8 et les Bureaux régionaux.
5.2. Les Bureaux régionaux doivent être assistés d'un personnel supplémentaire qui se consacre aux problèmes de l'IFLA. Les objectifs des Bureaux régionaux doivent être redéfinis de sorte que le développement d'associations au sein de la région soit prioritaire. Ceci est un point considéré comme très important pour le renforcement des activités et de l'intérêt professionnel dans les régions et pour la constitution ensuite d'un potentiel de membres nouveaux à l'IFLA. Ainsi, le soutien de l'IFLA à l'unification des associations de bibliothèques en Afrique du Sud est un véritable succès rendu possible grâce à la défense et l'excellent soutien apporté par l'IFLA. Les membres de la Division 8 ont besoin d'une défense encore plus présente qui ne sera possible que si toutes les parties partagent l'information et s'engagent à améliorer l'état de la profession au plan local et international.
Le financement par l'IFLA de l'ALP, de la Division 8 et des Bureaux régionaux a été décrit plus haut dans la section intitulée « Aide financière au programme ALP, à la Division 8 et aux Bureaux régionaux » Cette section décrivait les sources de revenus et le pourcentage approximatif du budget de l'IFLA consacré au financement des activités régionales. Comme dit, il y a de nombreuses sources de financement qui vont vers les groupes régionaux, soit directement, via le budget de l'IFLA, soit grâce à des bourses généreusement accordées par des individus ou des pays. Essayer de retracer ces différentes sources peut être problématique. De plus, on pourrait trouver un moyen plus efficace de distribuer ces fonds en les regroupant si possible sur une seule ligne budgétaire. On pourrait suggérer de centraliser ces fonds au S.G. de l'IFLA. Dans ce cas, le S.G. de l'IFLA et son trésorier pourraient être responsables de la dépense et de la gestion de ces fonds en consultation avec la structure du groupe régional et les Bureaux professionnel et exécutif de l'IFLA.
De nombreuses activités de la Division 8 ont évolué avec le temps. Dans certains cas, les activités sont devenues des automatismes de sorte que l'on analyse peu leur efficacité. Dans l'idée de promouvoir le programme, une évaluation est nécessaire pour déterminer ce qui fonctionne ou non, et ce qui peut être fait pour rendre la structure plus efficace. Voici une description des sujets qui doivent être traités :
7.1. Financement : il faut mener une analyse holistique des sources de financement pour les programmes gérés par les CPR afin de faciliter les activités. Le financement de la Division 8 provient de sources diverses comme on l'a dit plus haut. En conséquence, on perçoit que le financement de ces groupes régionaux est inadéquat. Si le financement pouvait être rassemblé et administré par une seule source, il serait alors plus facile de déterminer le financement réel des groupes régionaux.
7.2. Évaluation de l'efficacité des réunions et Congrès : la Division 8, certains programmes fondamentaux et les Comités permanents ont organisé des Congrès et réunions dans divers pays, et pourtant il n'y a aucune évaluation du bénéfice (à court et long terme) de ces programmes. Il faut évaluer l'efficacité des programmes eux-mêmes et les partenariats qui en ont découlé. Le plus difficile est de déterminer la continuité de ces partenariats et la permanence des programmes basés sur des objectifs communs.
7.3. Perceptions de l'isolement : des inquiétudes sont apparues quant à un éventuel ghetto au sein d'une Division basée sur les zones géographiques. La communauté de l'IFLA apporte aux collègues de ces régions la formation et les instructions nécessaires pour discuter ouvertement, objectivement et de manière à ne pas rester sur la défensive. La communauté de l'IFLA doit mieux comprendre les questions et priorités qui sous-tendent nos perceptions. C'est ainsi seulement que nous pourrons développer une stratégie et une tactique basées sur l'évaluation réaliste des capacités des CPR, éléments nécessaires au développement de la profession aux niveau sous-régional et national.
Comme dit plus haut, le Comité consultatif ne recommande pas la dissolution de la Division 8. Au contraire, il recommande à la base que la Division 8, l'ALP et les Bureaux régionaux prennent en charge leur responsabilité dans l'identification de leurs besoins et trouvent le moyen le plus efficace de les satisfaire au sein de l'IFLA. À cette fin, le Groupe consultatif fournit une somme de recommandations d'origines variées. Il espère que la Division 8, les bureaux régionaux et l'ALP examineront ces idées de concert avec leur propre réflexion sur les changements à faire. Le Groupe consultatif espère également que ces groupes utiliseront sans hésiter le savoir et l'expertise acquise au S.G. et à la Fédération de l'IFLA avant tout changement.
Le Groupe consultatif recommande :
Recommandation n°1 : à ce jour, la Division 8 ne doit pas être dissoute. Au contraire, la Division, l'ALP, les Bureaux régionaux et l'IFLA devraient se tourner vers l'aide au développement de ces pays appartenant aux groupes régionaux du point de vue de leur participation plus active à l'IFLA, des conseils et des activités pour le renforcement des associations, de l'éducation et du professionnalisme dans le domaine de l'information et des bibliothèques.
Recommandation n° 2 : la Division 8 et ses sections, l'ALP et les Bureaux régionaux doivent assurer un rôle de leader dans le domaine de l'identification, de la définition et de la formation de la structure qui en résultera. Ce faisant, ils devraient évaluer l'organisation actuelle, l'IFLA, l'ALP, la Division 8, les régions et sous-régions comprises, pour déterminer ce qui marche vraiment et ce qui doit être modifié. Ainsi, ils devraient se poser la question de savoir comment ils s'intègrent au sein de la structure de l'IFLA compte tenu des autres divisions, comités et programmes fondamentaux.
Prochaines étapes : au cours de leur réunion du mois d'octobre, il est suggéré que l'ALP, les Bureaux régionaux et les responsables (Présidents et secrétaires) de la Division 8 attachent la plus grande importance aux discussions sur la future structure et sur les relations entre les groupes et avec l'IFLA. Il est souhaité que des recommandations particulières soient établies afin de renforcer les relations de travail entre la Division 8 et la communauté de l'IFLA.
Recommandation n°3 : la Division 8 devrait examiner dans sa réflexion les relations entre et au sein de l'IFLA, l'ALP, les autres programmes fondamentaux, la Division 8, les Bureaux régionaux et les divisions 1 à 7 de l'IFLA afin d'améliorer la communication et la coordination des activités. Ainsi, les suggestions suivantes pourraient être prises en compte. Ceci pourrait éventuellement signifier une redéfinition des critères d'appartenance à la Division 8.
Recommandation n°4 : la Division 8, en coordination avec l'ALP et les Bureaux régionaux devrait revoir les zones géographiques actuelles et faire des recommandations sur leur adéquation et le cas échéant, sur une nouvelle façon de subdiviser les régions. De plus, des priorités financières de ce groupe devraient être établies du point de vue du financement des Bureaux régionaux dans le but de renforcer l'existant ou de créer de nouveaux Bureaux régionaux.
Prochaines étapes : La responsabilité de définir ces relations incombe avant tout à la Division 8, aux Programmes régionaux et à l'ALP en coordination avec le Secrétariat général de l'IFLA et les membres des Bureaux professionnel et exécutif. La prochaine réunion post-congrès de l'IFLA à Uppsala et les futurs Congrès de l'IFLA devraient servir ce propos. Quelques suggestions ont déjà été formulées dans le sens du renforcement des Bureaux régionaux, de leur croissance en nombre ainsi que celle des membres du Comité permanent de la Division 8., etc.
Recommandation 5 : le financement de l'IFLA pour la Division 8 et les Bureaux régionaux doit être évalué et examiné. C'est lui qui sera toujours au coeur de ce que l'on peut entreprendre ou non. Comme dit plus haut, il faut tenir compte de l'équité et de l'équilibre entre les programmes et activités de l'IFLA. Les recommandations à cet égard comprennent :
Prochaines étapes : Le Secrétariat général et le Trésorier de l'IFLA pourraient commencer à rassembler les diverses sources de financement des activités régionales. Une évaluation de l'équilibre financier entre les fonds issus des CPR et des Bureaux régionaux pourrait en résulter. Les futures décisions concernant les dépenses et la gestion de ces fonds seront étroitement liées aux recommandations sur la restructuration. (voir recommandation suivante).
Les recommandations pour toute restructuration devront être examinées du point de vue de la responsabilité financière et fiscale. La Division 8, les groupes régionaux, l'ALP et le Bureau professionnel devront présenter leurs demandes de financement au S.G. de IFLA, au Trésorier de l'IFLA et au Bureau professionnel qui les examineront. Pour toute réorganisation, il faudra établir les coûts supplémentaires et en évaluer la faisabilité dans le cadre des contraintes budgétaires de l'IFLA.
Recommandation 6 : élargir la base des adhérents au sein des groupes régionaux de manière à augmenter le taux de participation à l'IFLA et élargir le vivier duquel seront issus les responsables élus. Les suggestions comprennent :
Recommandation 7 : La structure des Division 8, ALP et Bureaux régionaux devrait continuer à exister dans leur forme actuelle pour une durée précisée (par exemple 3 ans) pendant laquelle ils prendront ces suggestions en compte, définiront et prépareront la mise en oeuvre des changements. Ceux-là effectués, le Groupe consultatif recommande que l'évaluation des changements soit faite après un laps de temps préétabli afin d'évaluer la structure en place et de déterminer si des changements supplémentaires doivent être faits.
15 juin 2000